會議籌備方案範文_會議籌備流程
無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題。下面小編來告訴大家關於會議籌備的方案，歡迎參閱。
會議籌備方案範文1
一、 會議時間：20XX年7月15日10:00-11:00
二、 會議地點：二樓辦公室
三、 參會人員：張經理、王經理、朱適、段玉紅、張帥、李
琴、邱偉恆、劉珍娣、譚玲。
四、 會議主持：張經理、王經理
五、 會前準備工作：
1、 根據領導的會議要求，確定出會議議題。
2、 利用電話、郵件等通訊工具通知參會人員參會時間，地會議流程策劃方案點，同時告知參會人員會議的名稱及內容，以便參會人員整理好相關資料，做好充足的準備工作。
3、 組織各參會人員按時到場，明確自己所在職位的工作職責範圍。
4、 製作出會議的各項日程，編排好會議的相關程式，制定出一系列的注意事項，根據這些注意事項作出相對應的應急方案。
5、 會場的佈置要充分反映會議主旨，簡明扼要，突出重點。
***1*** 會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。
***2*** 會場要安放一臺投影儀，以便更好的反映出會議的核心問題，同時用資料的形式更能直觀展現出該問題的實質，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。
***3*** 確定好明確的會場區域後，再對會議桌的擺放形式進行調整。
***4*** 會場還要對主席臺位置做一個明確的設定，在設定好位置後，落實主席臺的領導人，再進行一一安排座次，並告知參會人員所在座次的編號，根據編號設定發言席，再設定的發言席上擺放席籤、話筒，在開會前期要對話筒進行試音，確保話筒的音質。
***5*** 還要注意的是會場的環境對會議的開展也起著至關重要的作用。會場的燈光照明設施，通風效果，錄音、錄影的好壞直接決定了本次會議的成功與否，因此要對這些設施裝置進行細緻的檢查。
***6*** 為了讓會議的氣氛不會顯得那麼緊張，可以在會場內擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。
6、 後勤部門要對參會人員提供一些輔助性的幫助。比如：水、食宿、用車、醫療保健、安全保衛等。
7、 開展此次會議還要考慮對會議做好會議發言、投票、發獎、集體照相等一系列的準備工作，以確保會議不會因為某些環節而影響會議的正常舉行。
8、 把所有會前準備工作做好後再對其進行重新檢查一遍，最後向領導彙報工作。
六、 會中的服務與組織
1、 工作人員要提前1小時到會場，仔細檢查會場前期的準備情況，確保沒有遺漏的環節。
2、 完善簽到工作，準確瞭解參會人員的到場情況，尤其是主席臺領導人及發言人是否到齊，對還沒有到的參會人員進行二次通知，詢問原因，對已到場的參會人員發礦泉水，並進行材料的分發工作。
3、 按照原計劃的編排方式讓參會人員從前往後依次就座。
4、 後勤部門維持好會場秩序，參會人員提前5分鐘進會場就座，與會議無關的人員及時離開會場，並關閉會場大門，在開會期間手機調成震動或靜音，不準擅自離開會場，不準接電話，保持會場的安靜。
5、 行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報。
6、 為了弘揚公司文化，在開會過程中安排專門人員進行現場拍照，會後可將這些圖片放至網上，做後期公司文化的宣傳，同時為了加深參會人員之間的友誼，對參會人員組織照相。
7、 行政接待人員為參會人員提前預定返程車票、火車票、飛機票等。
七、 會後會場的收尾工作
1、 會議結束後，檢查所帶工作資料和物品***包括會籤***是否全部帶齊。
2、 根據參會人員離開的時間，安排工作人員對參會人員進行護送。
3、 回公司後及時對此次會議做好檔案的清退、收集和歸檔等工作。
4、 為了讓此次會議開展的更有意義，可以安排新聞媒體對此次會議進行全方位的報道。
會議籌備方案範文2
一， 明確會議主題
會議主題要明確，經銷商會議的目的就是為了訂貨，因此，會議的主題沒有必要取名為假意的“某某經銷商交流會，某某廠商聯誼會”等，而應該直奔主題，作“某某區域某某品牌訂貨會”讓所有經銷商明白廠商召開此次會議的目的就是為了訂貨，避免讓經銷商沒有訂貨的心理準備，從而使雙方均不滿意。
二， 充實會議內容
1， 會議內容要有教育性
現今很多品牌的訂貨會已經流於俗套，找些客戶過來聽廠商人員進行宣讀公司的那些基本情況，然後就吃飯喝酒，讓公司業務人員和經銷商在酒桌上“酒量即銷量”然後就是再進行其它活動，以此來拉攏經銷商訂貨。會後，公司算帳，利潤不能支撐費用，代理商愁眉苦臉，以後說到經銷商會議就是害怕，經銷商對代理商的經銷商會議也不再感興趣，因為召開一個訂貨會除了拿錢去吃喝去訂貨外，沒有其它實際的意義，並且也和代理商一樣，看不到利益，學不到東西。因此我認為，在召開訂貨會的會議內容除了向經銷商宣傳品牌後，可以更多去選擇提高經銷商經營管理水平，幫助分析行業發展趨勢，指導經銷商做出更好的促銷方案，言傳身教如何向消費推廣本品牌產品，並幫助分析竟品的優缺點等等會議題材作為會議的主題。相信，經銷商會對以上題材更有興趣。
2， 會議主持人要專業。
專業的會議主持人會讓會場的氣氛輕鬆，明快，同時也可以讓經銷商加強公司的專業形象和隆重態度。
3， 會議時間經銷商會議策劃方案經銷商會議的時間段：產品銷售旺季前和產品銷售旺季後。
會議的時間不能太長也不能太短，應堅持以四個小時為基本原則。 第一個小時重點突出宣傳公司品牌和產品的賣點。第二個小時應該請公司經理級人物做會議主題的報告發言，同時公佈當次會議的突發性政策。第三個小時應該以文藝性的節目或者以活躍現場氣氛為主。第四個小時，以參觀會場展覽產品並現場訂貨。
三， 增強會議效果
會前工作主要為：
***1***確定訂貨會的邀請物件，細節之處是尤其要抓住在訂貨會中起決定作用的人員。
***2***確定訂貨會的主推品項：做為企業產品品項往往不是單一的，因而採取哪款產品作為主推品種，就要對市場進行充分摸底，找出機會點最大的產品，如針對德賽目前的產品中，就要突出差異化產品DS-001學習DVD，充分突出它的賣點。細節之處是要避免主推的品項過全或促銷推廣產品無重點。
***3***制訂主推品項的訂貨政策：即對主推品項產品採取什麼樣的促銷政策才能合適，才能起到擴大訂貨量的目的，促銷政策不到位也會影響訂貨會效果，細節在於訂貨政策的制定。
***4***確定訂貨會的主題：銷售產品需要一個理由，開訂貨會同樣也需要一個由頭，確定一個主題。否則平白無的搞促銷開訂貨會會讓客戶產生防範心理。
***5***做好訂貨會前造勢和客戶摸底，一方面事前造勢讓客戶有正確認識和心理和準備，同時通過市場情況摸底圈定核心客戶，是訂貨會有的放矢。
***6***做好場地的選擇：主要根據邀請的人數，規模，選定訂貨會會址，對場地的選擇要求，要做到交通便利，易於尋找這一點。
***7***做好時間安排和訂貨資料的準備，根據邀請物件發邀請函，註明訂貨會時間地點，同時也可將產品資料，價格表和促銷活動通知送達知客戶手中。
***8佈置好會場。定貨會會場佈置要突出訂貨會主題
會中的工作主要為：
通過在訂貨會會中製造輕鬆寬鬆的氣氛，一方面可以讓客戶積極參與其中，調動客戶訂貨的積極性，同時可以消除客戶的防範心理，感染其它客戶
會後的工作主要為：
訂貨會開完後，只是訂貨會成功的一半，如何落實是訂貨會最終成功與否的重中之重，因而訂貨會後一方面要將貨及時送達訂貨客戶的手中，另一方面要做好電話的及時跟蹤與走訪追蹤，收取保證金，確保真正達成意向
訂貨會開完要善於總結
現在很多企業，談到訂貨會基本上不談“訂貨後”，訂完了，似乎已經結束了，資金也來了。訂貨會還有很多工作要做。今年的訂貨會要跟去年的訂貨會比較，數字是否有增加，生產能力是否能跟上，貼牌加工的廠家是否進一步去落實，這些都是亟待解決的。
四， 召開訂貨會的細節問題
1， 精心設計定貨會的政策
2，會前開票和會中開票相結合
3，找一個好的會議主持人
4，專車接送鄉鎮大戶經銷商
5，一定要設定抽獎和禮品環節
6，設定餐桌就餐人員姓名
會議籌備方案範文3
一、會議前準備工作
1、會前所需準備的檔案：、、、、會議議程、桌籤、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅***一般由會議承辦賓館製作***、會議背景PPT、房間號碼錶、會務資料領取表、會議資料、報到處。各檔案具體形式如附件。
2、會前準備工作流程
2.1、會議的計劃：
***1***確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。
***2***確定會議的名稱，初步擬訂出席物件、主持人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等。
***3***決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時祕書處或籌備委員會。
2.2、 確定會議日程。編排會議日程表，並與會前發給各參會人員。會議流程策劃方案***1***議程表。
將會議議題按照內在聯絡、主次和先後排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發給與會人員。
***2***日程表與作息時間表。
會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。
2.3、 會議成本預算。
會議的成本=場地租借費+檔案資料費+交通費+食宿費+活動費+服務人員的工資+諮詢勞務費。
2.4、 準備會議資料。
***1***開幕詞、工作報告、發言稿等
***2***會議所用的技術性、程式性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛排程表等。
2.5、 傳送會議通知及接受回執。
***1***會議通知：本單位的小型會議，可採用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。
會議通知可採用郵寄***包括******、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請物件可用傳送書面通知或邀請柬，再加電話徵詢、確定的雙重方式。
***2***回執：為準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前7天以上並附回執。
回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前傳送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。
2.6、 會場佈置，會場根據與會人數選擇適當場所，具體要求如下：
***1*** 會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應與人數相適應。按地區、系統、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌籤。
***2*** 主席臺席位。
第一排的正中為首席.其次是左位，再次為右位-先左後右，左高右低.前排為主。後排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌籤，便於按位入座。
***3***會場設施。
會場的所有設施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄影、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、裝置等應事先反覆檢查、除錯***如擴音器的音量大小***，以免臨時發生故障或出現差錯。
2.7、 其他準備
會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫護人員值班。同時應準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、遊覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好準備。
二、會議期間工作
1、會議期間需準備的檔案：、、。
2、會議期間的工作流程
2.1、 在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。
2.2、 做好來客接待工作，確認和分發房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關資訊。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、選單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
2.3、 會場桌椅擺設確認：燈光/音響/麥克風/銀幕/講臺/幻燈機/投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。
2.4、 會議現場：專人負責參會人員的引領，簽到，分發會議資料。
2.5、專人負責會場的協調事務工作***包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發放以及會場溫度控制等***。
2.6、 確認並保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
2.7、 協調會議期間的交通工具的安排。
2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯絡，出現突發事件能以最短的時間解決。
三、會議後續工作
1、會議後需準備的檔案：參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。
2、會議後的工作流程
2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
2.2、會議的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2.3、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的彙總，總結工作及印刷發放代表通訊錄。
2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委託代辦服務。
2.5、歡送代表工作。
2.6、會議費用的結算工作。
四、人員職責
1、會務負責人
1*** 聯絡協調
—對內負責與所領導及各科室負責人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成;
—對外負責與各參會領導及參會人員之間的聯絡，確認人員名單及行程安排;
—協調會務工作人員的活動。
2*** 制定會議方案並實施
—負責擬定和調整會議方案，會議組織程式，並上報相關領導稽核; —負責協調各職能組分工，並確認工作安排和程序。
3*** 會場及住宿安排
—負責會議酒店***場地***接洽、預訂及協議簽訂;
—負責會議期間與會人員的食宿等問題的安排。
4*** 負責稽核會議對外的文字資料內容及相關合作協議
—各類資料內容的確認稽核;
—確定印刷地點;
—會場佈置的稽核。
5*** 制定可行性預算
6*** 同會議發言人及各位貴賓聯絡
2、 會務助理
1*** 各類文字的起草、修改，資料的編排、製作
—根據會議的要求，負責會議通知書的設計、製作及印刷;
—負責會場背景效果圖的設計與製作;
—代表證、餐券的設計與製作。
2*** 負責重要人員的聯絡事宜
—負責重要人員的行程安排的聯絡、確認;
—負責重要人員的機***車***票的預訂;
—負責重要人員的專人接、送及陪同安排;
—負責重要人員在會議期間的用車安排。
3*** 負責與會代表聯絡事宜
—負責會議通知書的寄發及確認回執工作;
—負責會務資料的收集、確認並輸入資料庫;
—如會議資訊有變，負責與與會代表聯絡，及時告知。
4*** 負責會場的管理工作
—負責會場及儀器裝置的管理;
—提前做好儀器裝置的除錯工作;
—負責會場影像/通訊的管理***計算機、PPT資料收集彙總、同傳裝置等***; —確保會議期間演講嘉賓PPT的收集、正常播放及保密工作。
5*** 負責交通管理及安全措施
—負責用車計劃;
—負責確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。
6*** 負責會場安全保障工作
—負責對可能存在和未知的安全隱患進行檢查並制定解決方案
7*** 會務帳務管理
—會前負責制定收入、支出預算表
—會後負責製作收入、支出明細表
—負責會務費用分配方案的制定、上報及落實
3、 應急人員
1*** 負責資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發。
2*** 負責參會人員的引領、接待。
3***負責就餐秩序的控制。
4***負責會中其他應急工作。