檔案資訊化管理論文

　　檔案是一種很重要的記錄，它儲存了很多有價值的文字、影象、資料等，而檔案資訊化管理，指的是統一的規範和組織之下，在檔案管理活動中運用現代資訊科技，下面是由小編整理的，謝謝你的閱讀。

　　篇一

　　淺談檔案資訊化管理

　　摘要：檔案是一種很重要的記錄，它儲存了很多有價值的文字、影象、資料等，但目前很多企業和機構的檔案管理存在不規範的現象。要想解決這些問題，就需要採取網路資訊科技，對檔案進行統一規範的管理，本文針對如何運用資訊化技術來儲存和管理檔案做了一系列的探討，希望對廣大的資訊管理者能夠有所幫助。

　　關鍵詞：檔案資訊化管理資料規範

　　檔案資訊化管理，指的是統一的規範和組織之下，在檔案管理活動中運用現代資訊科技，對檔案資源進行科學的處置、管理和利用。檔案資訊化管理也是一項長期性的工作，只有做好了這項工作，才能夠提升檔案管理和利用的水平。

　　一、檔案資訊化管理的優點和缺點

　　***一***方便快捷

　　傳統的檔案管理存在紙張容易受潮、查詢不方便的缺點，但如果建立一個電子檔案，不但查詢方便，還能提高辦法效率。因為計算機的運算速度極快，而人工操作很慢，容易出錯，反覆查閱還會使紙張受損，但電子檔案卻不會存在原件受損的情況。人們在建立電子檔案的時候，按照檔案的型別進行收集、統計和查閱，縮短了時間，方便快捷。

　　***二***能夠實現資源的共享

　　傳統的檔案管理由於是手工操作，所以無法實現資源共享、交流，給各部門之間的工作造成一些不便，而電子檔案利用網路通訊工具來傳輸，瞬時間可以完成大量資訊的傳遞，還可以重複傳遞，不存在資料被人佔用了，另一人就無法佔用的缺點。人們既可以交流和傳遞部門之間的資訊，也可以隨時查閱和分享不同時期的資訊。

　　***三***容易被侵擾和盜取

　　雖然檔案資訊化管理存在方便快捷、資源共享的優點，但由於計算機網路的大環境存在一定的複雜性，如果計算機系統和網路本身就存在缺陷，或者是安全措施不夠，就會給網路黑手可乘之機，使檔案資源和資料資料被盜取或者被侵擾和毀壞。

　　***四***技術上不全面

　　在建立電子資訊檔案的時候，需要把紙質檔案上的內容用掃描器或者其他裝置來輸入到電腦中，形成電子檔案，但目前我國很多單位和機構都採用的價格便宜的平板掃描器，這種掃描器雖然經濟實惠，但速度跟不上，無法在短期內將檔案資料轉化為電子檔案。

　　二、如何加強檔案資訊化管理

　　***一***完善安全措施

　　由於網路環境存在很多不安全因素，電子檔案容易被盜，所以必須要建立一個安全防範措施，設定檔案保密措施，採用身份認證、許可權認證的方式控制檔案登陸系統，安裝防毒軟體，定期對計算機進行防毒，並且對檔案和資料進行及時的備份，防止黑客或者其他人員侵入系統。

　　***二***建立標準的檔案管理體系

　　標準、規範是電子檔案管理的重要原則，檔案管理部門首先要建立完善的管理制度，加大投入的力度，配備齊全的裝置。另外，還要多渠道、多層次的收集檔案資訊，實行一體化管理，形成檔案資訊管理網路，以保證檔案的完整。

　　***三***提高工作人員的技能和水平

　　傳統的檔案管理模式已經不能再適應單位和機構對檔案的利用和需求了，因此，要改變傳統的檔案管理模式，就必須提高檔案管理人員的技能會水平。首先要對他們進行計算機資訊科技方面的培訓，讓他們熟悉計算機操作，在工作中能夠得心應手。另外還要讓他們樹立起職業道德和工作責任心。

　　***四***更新管理理念

　　一些單位和機構認為生產力和經濟效益才是重要的，檔案管理只是次要的，不要大費周章。這種管理理念是錯誤的，檔案是單位和機構的重要歷史資料及依據，能在決策的時候起到重要作用，如果不重視它的管理，將會造成一些不好的後果。因此，管理人員應該更新管理理念，建立符合時代要求的檔案意識，轉變封閉、保守、落後的思想觀念，將被動式的管理轉變為主動式的管理。

　　***五***注重管理的效益

　　檔案資訊化管理是一項巨大的系統工程，需要單位和機構投入一定的物力、人力、財力，所以必須注重資訊化管理的效益。根據自身的實際、需求、基礎，將利用率較高的檔案進行數字化，利用率不高的檔案則無需數字化，否則會浪費大量的人力、物力、財力。

　　三、檔案資訊化必須實現的幾個內容

　　***一***檔案資訊的數字化

　　檔案資訊的數字化也是檔案管理資訊化的基礎，傳統的檔案管理是以紙質檔案管理為主，資訊化管理則需要把這些紙質的資訊轉變為數字化的內容，通過電子掃描器的方式轉化為數字形式，再由計算機直接進行管理。此外，還要在平常的管理中推行無紙化辦公，實現檔案資訊的數字化。

　　***二***檔案查詢的自動化

　　傳統的檔案查詢方式是在紙質檔案中進行翻查，不但不方便，效率還很低。紙質檔案經歷的時間如果較為長，很容易發生遺失和損壞的現象。通過登入網路客戶端來進行檢索和查詢，其速度和效率是傳統的檢索工具無法比擬的。

　　***三***檔案資料的網路化

　　在過去，人們如果需要查閱檔案，還要親自到檔案室進行查詢，並且辦理查閱手續，不但浪費時間而且顯得很麻煩。如果實現了檔案資料的網路化，工作人員便可在網上登陸自己的許可權或者賬號，進入客戶端，直接進行檢索，大大的提高了檔案管理的方便度和效率。

　　***四***檔案管理的安全化

　　檔案資料、資訊雖然上傳到了網上，可是如果不採取加密措施，就很容易被洩露。還有一些企業或者機構使用的檔案客戶端並不安全，既沒有安裝防火牆，也沒有定期防毒，這就存在一定的安全隱患。所以，除了要設定加密措施以外，還要提高檔案傳輸的安全性。

　　四、總結與體會