登記記賬憑證的方法

　　記賬憑證作為會計分錄的載體，是證明會計資訊系統對經濟業務進行賬務處理的憑證。下面小編來告訴你，希望能幫到你。

　　“通用轉賬”也稱自動轉賬，主要用於資料來源有一定規律、在一定時期重複使用的轉賬憑證的製作。系統根據使用者定義的資料來源、轉賬方向等內容自動生成會計憑證。

　　1、設定通用轉賬憑證

　　1***進入通用轉賬列表，單擊“編輯”按鈕***或單擊滑鼠右鍵***，選擇“新增”，出現“通用轉賬憑證”視窗。

　　2***首先輸入“轉賬名稱”***轉賬名稱不能重複***.

　　3***選擇執行週期，根據轉賬業務的轉賬週期設定，系統分為每月一次、每年一次。如果轉賬業務一個期間可能進行幾次轉賬，或轉賬業務可能幾個期間才進行一次轉賬，對於這類沒有時間規律的轉賬，就可以不設定執行週期。高階應用：系統在進行最後一個期間的期末結賬時，系統將會自動檢查該年度所有的執行週期為“每年一次”的通用轉賬是否全部已經執行，如果沒有全部執行，系統將會中止期末結賬。

　　4***選擇相應的憑證模板，再根據轉賬業務內容選擇憑證型別，在“附單據”處輸入附件張數。

　　5***在“摘要”處輸入該張通用轉賬憑證摘要內容。

　　6***選擇科目：首先確定生成憑證時該筆分錄的資料方向和科目性質;選擇本次取數公式的幣種***若科目無外幣核算，系統預設為本位幣且不能選擇幣種***; 科目：根據轉賬業務的經濟內容來確定通用轉賬憑證的轉出、轉入科目。轉出科目即源資料科目，轉入科目即目標資料科目。系統允許轉出科目是一個非末級的科目;如果轉入科目是一個非末級科目時，您應當檢查轉入科目的結構與轉出科目的結構是否完全相同，如果不是完全相同，應當將該筆轉賬業務拆分為多個分錄來實現資料結轉，否則系統無法進行自動轉賬。高階應用：若轉出和轉入科目均為非末級科目，系統要求兩個科目的結構必須相同。即這兩個科目的輔助核算相同，並且下級科目的個數、層數、編碼、輔助核算也相同。

　　7***方向：指通用轉賬憑證分錄的資料方向，您應當根據科目的轉賬內容設定;若為借方，則生成轉賬憑證時此筆分錄的資料在借方。

　　8***性質：系統分為轉出、轉入兩類，決定資料的來源及去向，也決定了系統取數的先後順序和公式定義位置：系統先將性質為轉出的分錄的資料取出，然後將取出的資料轉到性質為轉入的分錄。系統要求一張通用轉賬憑證必須有轉出、轉入分錄;一張通用轉賬憑證可以有多筆轉出分錄，但只能有一筆轉入分錄。如果性質為“轉入”的分錄中的科目是非末級科目時，系統只允許有一筆性質為“轉出”的分錄。

　　9***公式：根據科目輔助核算屬性，將游標移至需定義公式欄目***原幣公式、本幣公式、數量公式***。公式的定義與電子錶取數相同，參見電子錶取數。高階應用：

　　a、若將一個非末級科目轉入一個末級科目，在設定取數公式時，科目必須為“當前科目”，即在“通用轉賬憑證”分錄中所指定的轉出科目。實際上，分錄中指定的科目決定了產生憑證時所生成的分錄數，比如551科目下有551-01、551-02、551-03三個明細科目，如果在“通用轉賬憑證”分錄中指定轉出科目為551，系統就會自動產生三筆分錄，分別對應三個明細科目***因為憑證中所涉及到的科目必須是明細科目***，而每個分錄具體的資料，取決於在取數公式中所確

　　定的科目。如果在取數公式中將科目定為“當前科目”，系統會取出所指定的各個明細科目的有關資料***如期末餘額***，並依次填入對應的三筆明細科目分錄中，即“當前科目”是一個可以變化的科目，系統會根據憑證產生時的具體情況進行調整，分別變成551-01、551-02等各個明細科目。如果在取數公式中將科目定為551，系統仍然會產生三筆明細科目分錄，但各個分錄的資料被確定為總賬科目551的資料。

　　b、若將一個非末級科目轉入一個與其結構完全相同的轉入科目，將非末級科目設定為轉出、轉入科目，在設計轉出科目的取數公式時，科目設為“當前科目”，如果轉出、轉入科目有輔助核算時，在取數條件中，還應當將部門和單位設為“當前部門”和“當前單位”。系統在生成記賬憑證時，將轉出科目的每個明細科目的資料轉到轉入科目的相應明細的科目。

　　10***單擊“預覽憑證”按鈕，在有資料的情況下，可以即時檢視本張通用轉賬憑證生成的記賬憑證。

　　2、執行通用轉賬設定通用轉賬憑證後，應根據轉賬週期進行執行有關的轉賬操作，才能得到所需憑證。

　　1***在“通用轉賬列表”中選擇所需進行執行轉賬的通用轉賬憑證，可用滑鼠直接單擊所需通用轉賬憑證前的“選擇”欄，做上勾選標誌;或單擊“轉賬”按鈕，選擇“全部選擇”項，將所有通用轉賬憑證選中。

　　2***選擇轉賬憑證後，單擊“通用轉賬列表”左下角的“轉賬”按鈕，選擇“執行轉賬” 選單項，即可執行轉賬。

　　3***轉賬成功後，系統自動根據通用轉賬憑證所定義的專案和公式生成記賬憑證，並在通用轉賬列表的“最近轉賬時間”及“執行”欄填入當前執行轉賬的時間及執行轉賬的操作員。

　　4***取消轉賬：在實際工作中，有時可能需要對已經執行轉賬的通用轉賬憑證進行取消執行操作，以便於系統自動刪除已經生成的記賬憑證。在通用轉賬列表中，將需要取消轉賬的通用轉賬憑證作上選中標誌“√”;選擇“取消轉賬”項，系統自動刪除該通用轉賬憑證生成的對應記賬憑證，並將通用轉賬憑證列表中的“最近轉賬時間”修復為上一次的轉賬時間，將“執行”欄自動調整為上一次執行轉賬的操作員。如果通過通用轉賬憑證生成的記賬憑證已經複核或已經記賬時，系統無法取消轉賬。

　　高階應用：

　　a、如果需要執行轉賬的通用轉賬憑證的執行週期是每期一次或每年一次時，系統將檢查該通用轉賬憑證在本期是否已經執行過轉賬，如果已經執行轉賬並且生成的記賬憑證已經複核或記賬時，系統將提示並退出轉賬操作;如果生成的記賬憑證沒有複核，再次生成的憑證將覆蓋原有憑證。

　　b、由於有多個通用轉賬憑證，全部選擇並同時執行轉賬時，各轉賬業務之間可能存在有轉賬先後順序，需要對轉賬憑證的執行順序進行調整。在“通用轉賬列表”視窗中的通用轉賬憑證的排列順序即為轉賬的順序，如果需要對某一通用轉賬憑證的轉賬順序進行調整，先將藍色光條移到該通用轉賬憑證，然後單擊視窗右邊的上移按鈕或下移按鈕，移動該通用轉賬憑證在列表中的順序，即可調整通用轉賬的執行順序。