祕書發出邀請接待禮儀

  祕書部門的接待工作指的是對不同來賓的招待和接洽,祕書發出邀請客人通常都是有比較重要的客人,接待禮儀一定要做好,有哪些?下面是小編蒐集整理的一些內容,希望對你有幫助。

  

  1、誠懇的心。對於預約還是未預約的、易於溝通的還是難溝通的,祕書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。祕書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時,我們要心平氣和,不要急躁,要善於控制自己的情緒。同時,我們要穩定對方的情緒,不要和其發生正面衝突,並儘儘自己所能及尋求相關人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠,只有帶著真誠的情感去談話,才能獲得事半功倍的效果。

  2、合作精神。接待工作是整個單位的事情,祕書人員不能抱著“事不關己”的態度,應該要有主動協助的精神。當我們比較空閒時,看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時,祕書人員應該主動向前接待,不能坐視不管。團結合作精神是一個企業良好工作氛圍營造的重要因素,更有利於樹立良好的企業形象。

  原則

  1、熱情周到,平等待人。在接待中,祕書人員要有熱情的態度,要有細緻的工作作風,細心體貼照顧來訪者。祕書人員舉止要大方得體,接待客人時,不要做與接待無關的事情。對待不同的來訪者,祕書要一視同仁,不要有親疏、遠近之別。要時刻考慮客人感受,堅持原則,靈活變動。

  2、講究禮貌。當來訪者到達時,祕書要主動向前打招呼,讓來賓感到受歡迎,用一些禮貌用語,如“辛苦了”“歡迎來我們公司”等等。祕書看見有客人來時,應該放下手上的工作招呼客人。

  3、精簡務實。接待工作不僅要重視程式和禮儀,還要務實,把解決實際問題、促進相互之間的友好合作為接待知道思想。

  4、講究信譽,遵時守約。守信是待人處事的基本原則,在接待活動中,祕書人員許下的諾言不可輕易違背。若特殊情況不能守時約,應提前通知或事後解釋,以真誠的態度道歉。

  5、注重儀表。著裝是一種無聲的語言,在接待中,祕書人員的著裝直接影響到客人對你的第一印象,關係到個人形象和公司的形象。祕書要注意自己的面部表情,接待客人時面帶微笑。平常要注重自己的儀容,學會化妝,使自己的妝容得體。

  6、熱情送客。送客時,要等客人伸出手時,祕書方可相握,不能先伸手。祕書先伸手會讓客人感覺有厭客之嫌。祕書在送客時一定要誠懇、有禮貌、熱情,讓來訪者感到溫暖,也會給客人留下美好的印象。

  接待工作對於祕書來講是一項有挑戰性的工作。做好接待工作,不僅會給對方留下好印象,也能為公司樹立好的形象。在資訊爆炸年代,商務交往頻繁,接待顯得更為重要。如果祕書人員在接待工作中。能夠使來訪者感到滿意,則接待工作順利完成。那麼,祕書人員掌握一定的接待技巧對於工作的完成是非常必要的。

  祕書在接待客人時需要熟知的技巧。 在接待工作中有很多技巧,接待工作圓滿成功與否直接影響來訪者對公司的評價,祕書在日常接待中應該儘量做到最好,讓來訪者無可挑剔。

  :處處為客人著想

  1、祕書要有強烈的時間觀念,千萬不要讓客人等待。

  ***1***在約定好的時間,祕書要做好相關接待工作,要是客人到來之後沒見接待人員,不僅是祕書人員的失職,也會使接待活動失敗。

  ***2***不能讓來賓等待過久,要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來賓拜訪時,因為祕書人員的疏忽,而讓其吃閉門羹,被拋到一邊,無疑是來賓感到受傷,這樣會造成惡劣的影響,嚴重降低了公司的社會形象。