有關祕書辦公來客接待禮儀

　　接待工作是一項熱情、周到、細緻的工作,必須遵循禮貌、負責、方便、有效的原則，做好接待工作,需要把握以下接待工作中的禮儀。下面由小編給大家帶來的，希望各位客官喜歡!

　　祕書辦公來客接待禮儀一、接待普通客人

　　祕書在辦公室的日常接待中，每天都會面對許多不同的客人，千萬不要以貌取人，分冷熱親疏，給對方留下不良印象，給你的工作帶來麻煩。中國人講究來的都是客，也許某人其貌不揚，但可能是你公司的重要客人，今天的小人物也許就是明天的大人物在日常接待中，祕書要本著文明禮貌熱情周到一視同仁的原則對待每一位客人，這樣才能在客人心目中留下良好的印象。

　　當客人進入你的眼簾的時候，要立刻起身點頭打招呼，切忌一邊埋頭工作一邊漫不經心地問客人：“啊，你找誰呀?”正確的做法是，首先立刻起身點頭打招呼您好，接下來再確認客人的身份。這裡有幾種情況值得注意：如對方是你預約的但從未照面的朋友，你可以這樣猜測：“請問，你是XXX嗎?”如對方是你預約的很熟悉的朋友，你可以直接打招呼：“王先生，您好!我們經理在等您呢!”來客眾多的話，可先作自我介紹，再瞭解對方的身份：我是這家公司的文員，專門負責接待工作，請問各位是哪家公司的呢?弄清對方的身份後方可引領對方去該去的地方。

　　對於上司在第一時間不能接待的客人，祕書要安排客人到會客室等候，倒上一杯茶，拿出報紙、資料給客人看，並適當地跟客人聊天。在聊天的過程中應注意身體的“逐客”語言，比如不斷地看手錶。如果這時後面的客人來了，你應該按照先來後到的順序公平接待，不能厚此薄彼，冷淡任何一位客人，必要時可安排其他人員分別接待。在遇到客人接打電話時，祕書要回避，不要站在旁邊聽有時客人來到公司，自然而然會與接待人員聊一些公司的情況，在聊天的過程中注意不能洩露公司的機密，讓對方有機可乘。如果上司一時半會還沒有時間會見客人，切勿讓客人等太久，祕書應徵求意見，讓其另約時間。在客人告辭時，不管他有沒有達到目的，一定讓他覺得你對他很在意很客氣，即使拒絕了他的要求，也要說謝謝您的光臨拜訪!

　　祕書辦公來客接待禮儀二、接待不速之客

　　不速之客是指那些沒有預約突如其來的客人，他們的到來往往會打亂正常的工作秩序。對這些客人，祕書既不能怠慢也不能冷眼相向，而應機智靈活地接待。如果來人是上司的親朋好友，則直接告知上司，並按上司的指示接待。如果客人既不是上司的親朋好友，也不需要上司親自接待，就讓客人與相關部門聯絡不速之客中最難纏的是那些拉廣告要贊助、上門推銷產品、以上訪為由無理取鬧者，這些人通過預約求見領導不可能，所以就突然來訪，且常常使出軟磨硬泡之功夫，擺出一副不達目的不收兵的架勢對這些客人，祕書應該以禮相待，對他們的無理要求要機智委婉地予以拒絕，祕書可以告訴對方：“今天領導確實沒有時間，我們隨後主動聯絡您。”或者說：“今天領導確實不在，現在與他聯絡不上。等領導回來之後，我會告訴他這件事情”。祕書替上司做好擋駕工作，可以讓上司集中精力辦大事。

　　如果無約之客堅持說與上司是朋友，非得面見上司不可，那麼祕書就可以這樣說：“我們領導有好幾位，不知您找哪位?”如此可弄清楚對方真正的來意當客人強烈要求會見上司的時候，你要問他：“您有什麼事情，我可不可以幫您處理?”這樣既可減少上司的負擔，也可在短時間內幫對方解決問題如果真的無法解決的話，可讓對方留下聯絡方式，之後與上司溝通，讓上司決定有沒有必要與之聯絡，但無論如何，負責接待的祕書都要給對方一個答覆。

　　祕書辦公來客接待禮儀三、接待投訴之客

　　祕書在日常的接待工作中，除了普通客人，不速之客之外，還有因為種種原因而來的投訴之可。這類來客與普通來客與不速之客不同，往往帶有更明確的負面的情緒，因此在接待這類客人的時候，禮儀的恰當與否，不僅會直接影響到接待效果的好壞，而且對單位的形象也會有一定的影響。對於這些積攢了很多怨氣的的投訴者，祕書一定要擺正立場，積極接待，俗話說“不打不相識”，他們能來至少說明他們願意跟你打交道，願意跟你說明情況。反過來，你可以根據他們反饋的情況把工作做得更好。所以說，客人投訴是有價值的。一般地，客人到來後，祕書應微笑示意，請其坐下來，然後沏茶招待，耐心傾聽，再認真答覆。

　　祕書在傾聽的過程中，注意不要讓投訴者的情緒影響到自己的情緒祕書要用理解的態度和真誠的傾聽讓客人把心裡的怨氣倒出來，可以對客人說：“您慢慢講，我知道您心裡的感受。”只有當客人發洩完了之後，你再做誠懇的答覆，對方才會聽從你的建議與看法。比如：“我剛才聽您陳述，發現您在使用的過程中沒有按照說明書的要求做，致使出現了問題不過沒有關係，這也是我們在銷售的時候沒有跟您講清楚，現在我告訴您怎樣正確使用。”在解決問題的過程中，即使是對方的問題，也不能埋怨對方，千萬不能說“這不關我們的事”或者“我們公司規定怎麼怎麼樣”把責任推卸給對方，更易引起對方發火。即使是對方的問題，也要有道歉的準備在承諾對方一個解決問題的方法之後，禮貌送客。

　　祕書辦公來客接待禮儀四、接待重要客人

　　祕書接待中所謂的重要客人，主要是指與本單位有著密切聯絡的重要人員，通常包括上級領導、關係密切的工作合作伙伴，或者即將與之發生重大業務關係的單位或個人，甚至單位領導關係密切的親朋好友等等。

　　對於這類重要的客人，祕書在接待的過程中禮儀的恰當與否就顯得尤為重要，因此在具體的日常工作實踐中，一旦接到重要客人即將到來的通知，首先就要了解客人的基本情況，對客人情況瞭解得越多，接待工作的成功率就越高，瞭解了來賓的情況後，就可以確定接待規格了，比如要不要動用車隊，要不要舉行一個盛大的歡迎儀式，要在幾星級的飯店訂房等。如果對方是副總裁，那麼己方接待的應是平級的副總裁接著擬定一個詳細的接待方案，按這個方案去執行就不會亂在迎接客人時，通常情況下祕書陪同上司在門口等待客人的到來，特殊情況下可以帶著鮮花去車站、碼頭、機場去迎接接待重要賓客，要事先看一下他的資料、照片，然後作自我介紹、相互認識，之後再獻花。其次對於重要來賓的食宿安排，除了按照單位接待的標準執行之外，還要根據客人的生活習慣、民族信仰、個人偏好等因素綜合考慮安排其食宿，例如對於有民族信仰的重要客人，在接待的過程中就應有意迴避其民族所避諱的物品，讓客人感受到十分尊重與親切。此外，對於重要客人的送行問題，也要充分予以考慮，是否幫助客人預訂回返的車船票，是否安排相關人員進行送行，是否饋贈禮品等問題，都必須給予充分的考慮。

　　總之，作為祕書工作人員，在日常的接待事物中，只有認真、細心、規範、合乎禮儀的完成日常的接待任務，對於密切組織與公眾的關係樹立良好的組織形象十分重要。