辦公室訪客接待禮儀

  辦公室人員接電話看似小事,其實有一定的學問。下面是為大家準備的辦公室電話接待禮儀,希望可以幫助大家!

  辦公室電話接待禮儀

  一、及時接聽

  如果電話鈴聲一響起,就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時,就會反映出一個人散漫的態度,而且應該親自接聽電話,輕易不要讓他人代勞,尤其是不要讓小孩幹代接。

  在接電話時,我們提倡“鈴響不過三”:接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久,才姍姍來遲。也不要鈴響過一次,就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚,如有持殊原

  因

  致使鈴響許久後才接,要在和劉方通話時向對方說明情況,稜示歉意。

  正常情況下,不允許不接聽來電,特別是“應約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門,就會讓對方嚇一跳,而且還會認為你清閒得聚精會神地等著別人來敲門。如

  果門被敲了很多省還沒有回答,又會被認為沒有人在,或者是不想理。

  二、確認對方

  一般情況下.對方打來電話後都會主動介紹自己。如果對方打來電話,沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚,你就應該主動問;“請問您是哪位價 我能為您做什麼?您找哪位?”但是

  ,人們習慣性的做法是,拿起電話聽筒後便會向對方盤問:“喂:哪位”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠,缺少人情昧。

  接起電話。拿起聽筒後應首先自我介紹::“您好,我是某某某”

  三、非常規電話的處理

  如果接到打錯的電話,不要發怒更不能出口傷人,正確做法是簡短向對方說明情況後結束通話電話。有時候接起電話,問候多聲卻聽不見對方說話,這時絕對不可以不外青紅皁白,認為是惡

  意騷擾電話而破門大罵。因為,這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音,但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級,聽到你在這端破口大罵,會造成什麼樣

  的後果。如果對方是惡意騷擾的話,應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪,更不應該說髒話;如果問題嚴重,可以考慮報警解決。

  四、分清主次

  1.接聽電話要專心,與其他人交談,邊聽電話邊看檔案、看電視那是很不禮貌的行為,吃東西邊是失禮。

  2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話,可向其歉意地說明不能立即通話的原因,並求諾稍後再聯絡。

  3.接聽電話時如果有別的電話打進來,千萬不要不理睬,因為很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻,並對其講明原因,然後立即去接另一個電話,問清情況後先訪對方稍候,

  或晚會兒再打進來,之後再繼續和前者通話。

  4.不能因為圖清淨隨便撥下電話線。

  五、規範地代接電話

  代別人接電話時。要特別住意講話順序,首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人,所為何事,但不要詢問對方和所找人的關係。

  1.尊重別人隱私。代接電話時,忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方託你轉達的事情。

  2.記憶準確要點:如果對方要找的人不在,應先詢問對方是否需要代為轉讓。如對方有此意願,應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容,如對方姓名、單位、電話、通話要點等

  ,以免事後忘記,對方講完後,應再與其驗證一遍,避免不必要的遺漏。

  3.及時傳達內容。代接電話時,要先弄清對方要找誰,如果對方不願問答自已是誰,也不要勉強。如果對方要找的人不在,要如實相告,然後再詢問對方“還有什麼事情?”這二者不能

  顛倒先後次序。之後要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什麼原因、都不能把自己代人轉達的內容,託他人轉告。

  六、錄音電話

  1.留言製作要規範。留言內容一般包括這麼幾項:問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

  2.如非很必要,儘量少使用錄音電話,要及時處理錄音電話上打進來的電話。

  辦公室電話接待須知

  文明應答

  對方打來電話,一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚,就應該主動問:“請問您是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”當對方說明要找的人後,應說“請稍等”,然後找受話人。如果受話人雖在,但有事無法分身,可禮貌地向對方解釋並提出建議,以免浪費對方時間,如“王先生現在正忙,您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在,可以禮貌地解釋並提出建議,如“王先生不在***不在的原因***,我能幫您什麼忙嗎?”

  認真傾聽

  在接電話的過程中,應避免打斷對方的講話,可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂,致歉後再請求對方重複。對重要的內容應記錄,並請求對方重複確保無誤。在電話交談結束時,應謙恭地問一下對方:“請問您還有什麼事情嗎?”當確認對方已經講完之後,方可結束通話。掛電話時,切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大,使對方產生誤解。

  接聽細節

  從拿起聽筒到放聽筒,整個過程都有禮儀規範,不可疏漏任何一個環節。接聽電話時,應注意嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細傾聽對方的講話。講話時,聲音不宜過大或過小,吐詞清晰,保證對方能聽明白,絕不能叼著香菸、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語,而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的人不在時,接電話人也不要主動打聽對方的來意。

  聲音親切

  拿起電話聽筒的時候,一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上,它也會藏在聲音裡。你在微笑,電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的,電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音,會讓對方對你產生良好的印象。如果繃著臉,聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人,你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音,包括語調和心情,你需要把你全部的注意力投入到電話中。

  做好記錄

  電話接聽記錄是辦公室工作的重要文件資料,是領導安排工作、排程工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣:用左手接聽電話,右手拿好紙筆,隨時記錄有用資訊。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求,並及時將情況報告相關領導及參會人員。