商務中的電話禮儀
電話禮儀很重要，因為是在不能看到對方的情況下交流，如果不講究禮儀，很有可能造成對方的誤解。有哪些呢?下面是小編蒐集整理的一些內容，希望對你有幫助。
一定要等電話響兩兩到三聲之後再接。為什麼?你要利用這段時間平靜自己的情緒，在你不知道來電人是誰、來電內容是什麼之前，不要將你的情緒帶給將要和你對話的那個人，哪怕你此刻是歡快的，你怎麼知道對方一定就希望聽到你歡天喜地的聲音?當然，把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對方就更不應該了。電話總是由各種各樣的人打來，他們總會帶來一些好訊息、壞訊息或者一些不好也不壞的訊息，將你的情緒訊號毫無保留地傳遞給對方，不免偶爾也會表錯情。
接電話，有時就像看待人生，要有寧靜、平和的心態。電話響兩到三聲，對打電話的人來說，是完全可以接受的等待時間，也是他期待你拿起電話的最佳狀態。對接電話的人來說，在短短的一聲電話鈴聲裡，你的焦躁和不安可能已經瞬間平息，你才可以不驚不懼地面對任何事，寵辱不驚地面對任何人。世上很多事情，需要一個小小的停頓和轉折，別那麼急著拿起電話。記住，鈴聲響兩下後，再接。?
另外，還要記一點，那就是，如果你的辦公室裡有客戶，不要接電話。這種情況很常見。但卻很少人意識到，這時接電話是一種不禮貌的行為。這樣做其實是告訴你的客戶，電話那端的人比他更重要。除非你是在等一個非常重要的電話，否則就讓語音信箱留資訊。如果你要接電話，應該讓客戶知道你為什麼接這個電話，比如說“我正在等老闆的電話”。
商務電話禮儀要點
★必須在24小時內回覆所有的來電。
如果你的經營哲學是“能拖到明天，就不必急著今天做”，那你這一輩子恐怕是很難熬出頭了。把24小時內回覆所有來電養成一種習慣，就能確保你那條人際關係網路上的資訊暢通程度。對某些職業而言，如果你不立即回覆電話，就可能失去一次交易的機會。
★對結束通話電話不要猶豫。
比如當一位推銷員喋喋不休地向我們推薦某種我們毫無興趣的商品時，打斷他是一種仁慈的行為。“對不起，我不想浪費你的時間。”然後立即掛上電活，並帶著微笑。
★適當打斷對方。
要打斷對方時，你可以採用和麵談一樣的準則，儘量不打斷他，除非一切都證明不如此不可能了結。
★注意不良習慣。
如果你發現你在電話中有某項不良習慣，就把紙條貼在電話機上來矯正。如果你有愛清嗓子，說口頭禪，或喜歡東拉西扯等壞習慣，這張提醒你的紙會幫助你擺脫它們的危害。讓電話中的交談表現出你最好的一面吧!
★清晰
用電話向總公司報告業務的推銷員一定都明白口齒清楚的重要性，只有這樣，他的報告才不會出現差錯。說到名字時，他要說出名字的拼法，同時要求對方複述，以核對是否準確，當你用電話遞送訊息時，即使是一般的社交訊息，你也必須弄清楚對方是否真正明白了你的意思。
商務電話禮儀原則
做好事前準備，講電話不怯場——
一般人認為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實際上卻很困難。
尤其是當對方的地位高，或所談之事非常重要時，自己就常會處於一種“怯場”的狀態，大腦一片空白。即使沒有這麼嚴重，能將事情正確地說清楚的人，也少得可憐。
所以，將資訊正確而簡潔地傳送給對方前，必須先在頭腦中構想清楚。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什麼、方式、如何?這5W1H，就不能簡潔地將一件事告訴對方。
在打電話之前，將要談的內容記錄下來，就是簡便易行的好方法。如果再將有關此事的資料也準備好並放在手邊備查，就完美無缺了。這麼一來，即使被對方反問，也能很快有條有理地回答。
接電話時，要說聲“您好”——
一般人在接聽來電時，習慣性的先從“喂喂”開始應答。但是，在公司內接電話，應拿起聽筒後，口齒清晰地說“您好”，再說出自己的公司名稱和部門名稱“這裡是○○公司”、“這裡是△△部”。
在對方報出自己的姓名後，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。一般人對這種話通常會很難說出口，因為“自己並沒有受到這個人的關照”。
可是在商業上，有所謂的社交辭令。即使是與對方初次打交道，如果說一句“承蒙關照”，會給對方有更好的印象，結果就會完全不同。
打電話時，必須主動自報姓名——
當你打電話時應先主動自報姓名，要是連名字也不說，突然說出“請○○先生接電話”，就略顯失禮。因此，應在被對方尚未問起“請問你是哪位?”之前，先主動自報姓名。
自報姓名時，應將自己所任職公司的名稱與自己的姓名，同時告訴對方。我們時常會遇到只說出公司名稱，而不報自己姓名的人。確實，我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表，但是卻會對接電話的人造成麻煩。因為無法正確轉達來電者為何人。
此外，如果不知道名字，會對以後的工作帶來許多不便，如果自己要找的人不在，還會造成聯絡困難。
私人電話，應長話短說——
因自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事，因此要儘量少使用公司的電話打給自己的朋友們。
但是，對於打來的電話，一般人會認為電話費是由對方支付的，因此不會增加公司負擔。
當然，上司不會對接聽一兩分鐘的私人電話有微詞。可是，當變成了長達幾十分鐘的超長電話時，那就是另一回事了。在公司裡，無論哪部電話，都是因工作需要而特地準備的。
由於私人電話時間過長，而使公司不能進行重要的工作聯絡，會使公司帶來重大的損失。
因此，也應該長話短說，儘快回到工作崗位上。
電話中途斷線，應主動打過去——
我們時常會遇到這樣的情形：當通過電話與對方交談時，電話在中途突然因操作失誤而斷線。
要是事情沒有談完，應由先前打電話的一方重新撥打，以使談話繼續下去。但不能因事情大致已談完，就對此聽之任之。
重新撥通之後，再向對方致歉，“非常抱歉，剛才電話中途斷線了”。
應具備始終由自己主動重打的意識，除非對方使用公用電話，那就另當別論了。
電話聲音不清楚，怎麼辦?——
我們時常會因話聲音小而聽不清楚，此時，你是否會因此而提高嗓音，大聲地說：“對不起，我聽不太清楚，請說大聲一點?”
即使對方的聲音的確很小，也要採用如電話的狀況不好，因此聽不清楚之類的說法。如“很抱歉，電話的聲音聽起來有點遠”，或“很抱歉，能不能請你再說一遍”，明白無誤地反問對方，並加以確認複述一遍。
“請稍等片刻”，不宜超過一分鐘——
筱雯在打電話的中途，需要用到資料，因此向對方說了一句“請稍等片刻”，就開始查閱資料。可是，她想要找的資料臨時卻找不到。過了五分鐘後她好不容易將資料搬到了辦公桌上，並且終於拿起了聽筒，電話卻斷掉了。
由於筱雯拚命地尋找資料，無意間便忘記了時間，而對請對方“稍等片刻”，五分鐘似乎是太長了。在商業上，“片刻”以一分鐘為限。如果過了一分鐘，就已經超出了“片刻”的範圍，這一點要多加註意。
在這種情形下，如果判斷出尋找資料需要花費一分鐘以上的時間，就須告訴對方“對不起，待會兒我打給您”，再結束通話電話，這才是正確的禮儀。
此外，即使在一分鐘以內重新拿起聽筒，也必須說上一句“讓您久等了”。
電話留言記錄，應該註明清楚——
當在電話上受人之託，轉達留言時，必須作記錄。看起來似乎理所當然，然而卻很少人能將留言記錄做的完善。雖然有些公司有內部專用的記錄格式紙，但在多數公司，受託人只能自己加以整理。
在留言條中除了要寫明對方的公司名稱、部門名稱、人名、事由;此外，還應寫出接電話者，即你的名字。否則見到留言條的職員，在稍後即使想詢問細節，也會因不知道接電話的人是誰而無可奈何。
由於業務員等大多出門在外，見到留言條通常已是黃昏時的事了。比如當事人剛從A公司回來，看見來自於A公司的希望與其聯絡的留言條，慌忙打電話過去，卻發現那是早上去A公司之前，對方留下的口信。為了防止出現這類的差錯，也必須在留言條上填寫接到電話的時刻。
電話鈴聲不應超過三聲——
當電話鈴響了好幾聲，卻不見對方來接聽時，一般打電話者會覺得煩躁，相信你也有過這種經驗。終於，有人接聽了，但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。
接電話應在電話鈴響第三聲之前。如果此時沒空，過了許久才接電話，也應該說聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節。
無論是什麼原因千萬別讓電話響太久，才不會遲遲沒人接電話，而使對方焦躁不安。
應確認對方的留言——
當你從對方那裡聽到留言後，說聲“請讓我複述一遍”，並把聽到的內容重複一次。此時，對於容易弄錯的數字與人名，應採用特別一點的記錄方式。
例如，將江先生讀作“帶三點水的江先生”之類，並且有必要確認一下約會的時間是上午還是下午。複述之後，還應附加一句“我叫○○，我將會把您交代的事情轉告給當事人”，以使對方放心。
此外，如果是自己留言，當對方沒有複述時，應將事情很快地重複一遍，並補充一句“可以了嗎?”，以此叮嚀。
無法決定之事，應請上司前來處理——
剛剛進入公司的佩君，無論做什麼都似乎幹勁十足。有一天接到電話時，佩君遇到了她不知道的一件事。她心裡想：就這樣請別人來聽，很沒面子。因此，她只是含含糊糊地回答。可是，後來卻發生嚴重的問題，佩君受到了上司嚴厲的斥責。
雖然我們可以理解她求好心切，什麼事都要自己做的心情，可是，此時她應當及早地說一句：“我請負責人來接”或“對於這個問題，我不太清楚……”，然後換成上司或資深同事來接聽。
在弄不清能不能讓其他人來接聽的時刻，只要以能讓上司或資深同事聽見的巨集亮嗓音，將到目前為止事情的原委複述一下。這樣，就能讓上司或同事知道對方和自己在說些什麼。
因此，不要太逞能，只想憑自己的力量來應付，而要尋求周圍人的幫助。
當不人不在，應儘早告知——
當電話打給不在的人時，不能證據隨便地問“您有什麼事?”因為打電話的對方並非找你，而只想請你儘快地轉給當事人接聽。
如果讓對方詳細地說明事由之後，再對他說“真不湊巧，當事人已外出”，你就可以想像對方的心情變得多麼糟糕。
所以，最好在一開始就告訴對方當事人不在，才是恰當的行為。否則，儘管你想依此顯示出自己的精明能幹，卻相反地增加了對方的麻煩。
當事人外出，應告知回來時間——
當對方打電話來找的人不在時，應該告訴對方“此人現在外出，預計○點回來”，如此一來他就能變更時間，訂出到那個時刻為止的日程表。因此，當事人不在時接到電話，就一定要告訴對方前者返回公司的時間。
有時對方或許會說“我待會兒再打電話來”，如果只簡單地說聲“知道了”，然後將電話結束通話，是不太恰當的。雖然是對方打來的電話，還是應當說“他回來後我會請他回您電話，好嗎?”這樣才合乎禮儀。
製作顧客專用名單——
身為一名上班族，你必須瞭解所任職公司的性質是什麼，與哪些公司有生意上的往來。如果不瞭解工作的內容，就會連一通電話都不能轉達得令人滿意。
例如，要是接到與自己公司往來密切的廠商來電，卻連該公司的名稱都弄錯;或者不知道該往來客戶與哪個部門有聯絡，就會使整個公司喪失信譽。
為了避免這種情況，建議你製作自己專用的顧客名單。上面簡潔明瞭地列出往來客戶的公司名稱、負責人的姓名與電話號碼等，並放在電話的旁邊。
如果可能的話，在這張名單中不僅要包括你所在的部門，還應寫出除此以外和其它部門的工作性質。這樣一來，就能理解公司的業務內容，然而使工作變得更為有趣。
對於投訴電話，應妥善處理——
透過電話來處理客戶的投訴，是非常困難的一件事。因此，即使是資深職員，也會時常慘遭失敗。
在投訴的電話中，對方通常都會非常憤怒。但你不能受到影響，而變得意氣用事，應始終保持冷靜。不妨先告訴對方，“似乎是我們公司處理不當，在此我謹向您表示歉意。不知道您能不能將詳細的情形告訴我?”以承認責任在己方的態度來接待對方。然後再仔細地傾聽對方的牢騷。
即使是經常打來的投訴電話，也不能在對方正在說話的時候，隨意打斷對方。這樣只會使對方更加怒不可遏。
在充分聽取對方的陳述之後，最為重要的是要真誠地向對方道歉，並且說明今後將要採取的措施。當你自己不能處理時，應請上司來接聽。此時，不要讓對方產生接電話者象走馬燈一樣換個不停的感覺。
最後，如果將你的姓名告訴給對方，並訂出切實可行的期限，相信對方應該都能理解。
留言內容應該詳細——
將留言錄進電話答錄機時，一般只需說出公司名稱、人名及事由。可是，如果能留下打電話去的時間，對於接電話的一方來講，再方便不過。
當對方長時間外出的時候，若只留下要交待的事情，對方會弄不清楚這是何時打來的電話。
此外，需要進行緊急聯絡進，時間便具有非常重要的意義。所以，應當養成為留言加上時間的習慣，這樣一下，對方就可以直接與你聯絡，而用不著從通訊錄逐一地查詢。
例如，“我是○○公司的△△，因××一事於6月3日下午2點打電話給您。明天我將打電話與您聯絡。而我的聯絡電話是☆☆，謝謝!”
如果能留下事由與打來電話的日期、時間，以及自己的電話號碼，就萬無一失了。
歸納重點，再留言——
在許多人的心目中，總覺得在電話答錄機上留下口信，是一件很難做好的事。感覺象站在麥克風前一樣，心裡總感到緊張。
我們常會遇到電話打過去之後，卻發現是答錄機，於是心裡發慌，要說出的事也變得語無倫次了。
此時，在顯示答錄機開始啟動的“嗶”的聲音響起之前，可以將聽筒放下，然後再重新撥號。當然，在重撥之前，必須先對要說的事情進行歸納。
有的人雖然已在腦中對要說的事情作了歸納，可是一到了要錄音的時候，還是感覺緊張而無法順利地說出來。其實，只要事先作好記錄，然後，再照著紀錄念就行了。
由於電話的錄音時間較短，因此應儘可能地將要說的事情作簡潔的歸納，並條理清晰地說出。
再者，當要說的話內容複雜時，不要在答錄機上絮絮叨叨地說，而應簡單地說一句“我以後再和您聯絡”，過後再重新打電話過去。
即使留言也要再確認——
永賢奉上司之命，打電話給往來客戶。可是，對方卻是答錄機，於是永賢就將要說的話錄進了自動答錄機中。
第二天，永賢被上司叫去。據說是因為到目前尚未接到客戶的來電。雖然永賢回答已在答錄機中留言，但卻被上司嚴厲地訓斥了一頓。
上司訓斥他的理由是：“當對方不在而用答錄機時，應該在稍後再次打電話進行確認，你卻就這麼算了”。由於我們無法得知對方是否已聽過留言，因此必須再打電話加以確認。此外，在答錄機中留言時，如果附加一句“稍後我再和您聯絡”會顯得更加謹慎。