商務活動中的電話禮儀

  在商務活動中,必須瞭解的電話禮儀有哪些?下面是小編給大家蒐集整理的。希望可以幫助到大家!

  

  別輕易說出上司在場或有空,也不要輕易讓上司接聽電話,先弄清對方的身份和用意;

  儘量不要使上司受無意義的電話打擾;但對於自己不瞭解的人或事情不能輕易表態,尤其是否定,應有不拒絕任何可能的機會的意識;

  上司如果不在場,要有禮貌地請對方留言,不要簡單的回絕對方;

  上司如不接電話,應該設法圓場,不讓對方感到難堪和不安;

  通話時如果有他人進來,不得目中無人,應該點頭致意。如果需要與同事講話,應講“請您稍等”,然後捂住話筒,小聲交談;

  重要會議***特別是會見客戶時***應關閉手機或改為震動方式;

  商務交談中儘量不要接聽電話。如有必要接聽的手機電話,一定要離位。但有一點要注意,與客戶談話做此舉動往往會引起客戶的不滿,儘管他並不表示出來;

  不要借用客戶的手機打電話。

  1、時間選擇:和私人通話要選擇效率高的時間,晚上10點後,早上7點之前不打電話,就餐的時候別打電話,節假日不要打電話。

  2、空間選擇: 私人電話最好在家裡打,工作電話在單位打。不亂用單位電話談私事,不在公眾場所打電話。

  3、喜悅的心情:打電話時我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由於面部表情會影響聲音的變化,所以即使在電話中,也要抱著"對方看著我"的心態去應對。

  4、打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠 "聽"得出來。如果你打電話的時候,彎著腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,儘可能注意自己的姿勢。

  5、通話時長:宜短不宜長。長話短說,廢話不說。把最重要的事放在前面,自我介紹開頭。

  6、打錯電話要主動道歉,發簡訊祝福最好帶署名。

  接電話的禮儀

  1、接聽時間:聽到電話鈴聲,不要過早過晚接,鈴聲響三聲內接;不隨便讓別人代替自己接電話。電話鈴聲響一聲大約 3秒種,若長時間無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心裡會十分急躁,你的單位會給他留下不好的印象。

  2、代接電話:首先告訴對方他找的人不在,然後再問對方是誰。

  3、如果有外人在和你談話,來電話也要接,接電話時要說明身邊有誰在,暗示對方不能說深層次問題,然後主動提出要讓對方選擇一個時間打給他。

  4、對方打錯電話:遇到撥錯電話:首先提示對方撥錯了,其次可以重複自己的號碼。

  5、記錄:隨時牢記5W1H技巧,所謂5W1H是指① When何時② Who何人③ Where何地 ④What何事⑤Why為什麼⑥How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴於5WIH技巧。

  常識

  1、如果想暗示對方結束通話:可以重複說一次要點。

  2、誰先掛電話:地位高者先掛,如長輩先掛,求人的時候,被求人的先掛。

  3、不用行動電話傳送重要資訊,重要資訊最好面談。

  4、不要在醫院或者是在機場用手機,以免影響機場及醫院的電子裝置。

  5、打電話時,請注意一下,有些地方是不允許使用手機的。如加油站,一些餐館,酒吧,劇院,電影院以及火車行李站都禁止使用手機。

  6、當不使用手機時,請鎖住手機按鈕,以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號碼。

  7、不是萬不得以,不要借用別人的手機。

  8、接電話語氣“喂”的聲調最好為上升調,這樣顯得你愉悅,溫柔,禮貌,沒有特別的事情最好這個“喂”最好省略,直接說“你好”。

  9、公眾場合手機放成振動,不要在公眾場合打電話。手機拍照功能不要亂拍別人。

  10、如果是座機,請輕放電話,否則那聲響絕對把你前面的好映象都抹掉。

  11、如果自己按了擴音要告訴對方。