時間管理方法心得體會分享

  時間管理的方法有很多,每個人的時間管理不同,但是要找到適合自己情況而定,這裡我們來分享下5種著名比較多人知道的時間管理方法。大家可以適當的借鑑這些時間管理方法,規劃自己的時間,合理分配自己的時間,掌控自己的人生。

  新概念GTD

  GTD,Getting Things Done的縮寫。來自於David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》,中國的中文翻譯本《儘管去做:無壓工作的藝術》由中信出版社出版。

  GTD的基本方法:GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。

  1. 收集:就是將你能夠想到的所有的未盡事宜***GTD中稱為stuff***統統羅列出來,放入inbox中,這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的資料夾或者籃子,也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在於把一切趕出你的大腦,記錄下所有的工作。

  2. 整理:將stuff放入inbox之後,就需要定期或不定期地進行整理,清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理,對於不能付諸行動的內容,可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾幾類,而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成,如果可以則立即行動完成它,如果不行對下一步行動進行組織。

  3. 組織:個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟,組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文件管理系統,而對下一步行動的組織則一般可分為:下一步行動清單,等待清單和未來/某天清單。下一步清單是具體的下一步工作,而且如果一個專案涉及到多步驟的工作,那麼需要將其細化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在於,它作了進一步的細化,比如按照地點***電腦旁、辦公室、電話旁、家裡、超市***分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動,而當你到這些地點後也就能夠一目瞭然地知道應該做那些工作。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、***等等。

  4. 回顧:回顧也是GTD中的一個重要步驟,一般需要每週進行回顧與檢查,通過回顧及檢查你的所有清單並進行更新,可以確保GTD系統的運作,而且在回顧的同時可能還需要進行未來一週的計劃工作。

  5. 行動:根據時間的多少,精力情況以及重要性來選擇清單上的事項來行動。

  實現GTD的五類工具:

  線上:資源很多,可以直接查詢 如 RTM***remember the milk***

  計算機:outlook MLO lifebanlance

  PDA:MLO***wm版*** lifebalance***Palm***

  紙+筆:GTD筆記本

  計算機+PDA:文夾GTD工具

  網上對於實現 GTD 的方法有很多,而且每個人都有每個人的方法,而且使用 GTD 的目的也各自不一樣。對於我來說,GTD 最大的意義在於很好地做到「從容不迫」四個字,同時消滅拖延症、消滅不能持續堅持做一件事,從而提高生活質量。實現GTD最好的方式還是時間四象限法,無非是把要做的事分成「重要不緊急」、「緊急不重要」、「緊急且重要」、「不重要不緊急」四種,然後對這四種事務採取不同的處理措施。而我對時間四象限法的各個事務定義作了一些修改,把「緊急且重要」和「緊急不重要」合併為一個「近期必處理」,把「重要不緊急」改為「重要日常」。所謂「近期」指從現在開始到未來的兩三天,所謂「處理」指預先定下解決方案***可能自己做,可能委派給別人,可能選擇忽略***,所謂「重要日常」指長期堅持每天必做的,這些事情對於某一個天並不非常迫切,而在一個月或更長的時間段時是非常重要的事,例如鍛鍊身體,一兩天看不出效果,但是堅持一年會有質的變化。

  6點優先工作制

  該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供諮詢時提出的,它使這家公司用了5年的時間,從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業,艾維利因此獲得了2.5萬美元諮詢費,故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

  這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始,先全力以赴做好標號為“1”的事情,直到它被完成或被完全準備好,然後再全力以赴地做標號為“2”的事,依此類推……

  艾維利認為,一般情況下,如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事,那麼,他一定是一位高效率人士。

  我剛到現在家公司時,每天都有那麼多新的事情,每天總是憑感覺相到哪就做到哪,沒有什麼先後順序,也不能堅持去做某一件事,所以每天結束了都不知道這一天具體有做到了什麼,有些什麼樣的收穫。後來經理給我說每天事情要規劃來做,列出來一件件的去完成。剛開始不是很適應,不過後來也慢慢的適應了這種習慣。而這不僅時一個時間管理工具,也是個能力提升工具,它就是六點優先工作制。

  如何使用?先列出清單,排順序,量化目標和總結。列清單時不知道優先順序的可以從反面考慮不會做或者不做會怎樣;量化時可以以時間或者百分比來定義的;排序時按照事情的重要程度,不按時間的先後順序;要求自己能夠看的很清晰,讓別人看過之後也能夠清楚知道,要讓自己的時間飽和。每天都能堅持使用6點優先工作制,工作效能最少提升20%。

  帕累託原則

  這是由19世紀義大利經濟學家帕累託提出的。其核心內容是生活中80%的結果幾乎源於20%的活動。比如,是那20%的客戶給你帶來了80%的業績,可能創造了80%的利潤,世界上80%的財富是被20%的人掌握著,世界上80%的人只分享了20%的財富。因此,要把注意力放在20%的關鍵事情上

  根據這一原則,我們應當對要做的事情分清輕重緩急,進行如下的排序:

  A.重要且緊急***比如救火、搶險等***——必須立刻做。

  B.緊急但不重要***比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等***——只有在優先考慮了重要的事情後,再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優先原則。其實,許多看似很緊急的事,拖一拖,甚至不辦,也無關大局。

  C.重要但不緊急***比如學習、做計劃、與人談心、體檢等***——只要是沒有前一類事的壓力,應該當成緊急的事去做,而不是拖延。

  D.既不緊急也不重要***比如娛樂、消遣等事情***——有閒工夫再說。

  帕累託原則不僅在經濟學、管理學領域應用廣泛,它對我們的自身發展也有重要的現實意義:學會避免將時間和精力花費在瑣事上,要學會抓主要矛盾。

  一個人的時間和精力都是非常有限的,要想真正“做好每一件事情”幾乎是不可能的,要學會合理地分配時間和精力。要想面面俱到還不如重點突破。把80%的資源花在能出關鍵效益的20%的方面,這20%的方面又能帶動其餘80%的發展。

  帕累託原則可以解決的問題:時間管理問題、重點客戶問題、財富分配問題、資源分配問題、核心產品問題、關鍵人才問題、核心利潤問題、個人幸福問題等等。

  麥肯錫30秒電梯理論

  麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓:該公司曾經為一家重要的大客戶做諮詢。諮詢結束的時候,麥肯錫的專案負責人在電梯間裡遇見了對方的董事長,該董事長問麥肯錫的專案負責人:“你能不能說一下現在的結果呢?”由於該專案負責人沒有準備,而且即使有準備,也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終,麥肯錫失去了這一重要客戶。從此,麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚,凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為,一般情況下人們最多記得住一二三,記不住四五六,所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

  莫法特休息法

  《聖經新約》的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房裡有3張桌:第一張擺著他正在翻譯的《聖經》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

  莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌,繼續工作。

  “間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發現,連續幾季都種相同的作物,土壤的肥力就會下降很多,因為同一種作物吸收的是同一類養分,長此以往,地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣,如果每隔一段時間就變換不同的工作內容,就會產生新的優勢興奮灶,而原來的興奮灶則得到抑制,這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放鬆。

  具體方法

  1、有計劃地使用時間。不會計劃時間的人,等於計劃失敗。

  2、目標明確。目標要具體、具有可實現性。

  3、將要做的事情根據優先程度分先後順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,應當享有優先權。因此要善於區分這20%的有價值的事情,然後根據價值大小,分配時間。

  4、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。

  5、要具有靈活性。一般來說,只將時間的50%計劃好,其餘的50%應當屬於靈活時間,用來應對各種打擾和無法預期的事情。

  6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什麼時候?將優先辦的事情放在最佳時間裡。

  7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果,然後才考慮效率。

  8、區分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的,重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。

  9、對所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

  10、不要想成為完美主義者。不要追求完美,而要追求辦事效果。

  11、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以將這件事情細分為很小的部分,只做其中一個小的部分就可以了,或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。

  12、學會說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的,對那些不重要的事情就應當說"不"。

  13、獎賞自己。即使一個小小的成功,也應該慶祝一下。可以事先給自己許下一個獎賞諾言,事情成功之後一定要履行諾言。

  休息,本是一個讓人恢復精力的方式,但很多人都還沒真正地找到一個正確的休息方式,導致越休息越「累」。而實踐後的我相信,莫法特休息法,也許就是那個正確的休息方式。

  總結:

  時間管理能讓你更加幸福,幫助你達成夢想,成為自己想成為的人,這才是時間管理的本意,絕對不是什麼在有限的時間內做更多的事情,讓你變成更有效率的人。提高自己的工作效率,從而過上自己想要的人生。