祕書應具備的心理素質

  作為一名祕書,應該具備怎樣的心理素質?下面小編給大家介紹關於,希望對您有所幫助。

  

  1、意志的調節和控制—堅毅

  意志是自覺地確定目的,並支配行動,以實現預定目的的心理活動。意志有自覺性、堅韌性、果斷性和頑強性等積極品質;也有盲目性、脆弱性、優柔性和頑固性等消極品質。祕書人員要鍛鍊和培養自己堅定意志的毅力,在確定目的和接受任務時,要加強自覺性,克服盲目性;在遇到困難和挫折時,要堅忍不拔,勇往直前,不要意志脆弱,半途而廢;在複雜的情況下辦文辦事,協助領導處理問題時,在多出主意,有自信心,當發現問題時要及時上報,做錯事及時改正。

  遠大的目標,堅韌的意志是祕書人員心靈的護衛和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價、任何犧牲都要達到其目標的決心、恆心、信心,就是堅韌的中心意志。它是祕書用以克服、解除一切困難的鑰匙。具有堅韌的意志,不但是一切成就大事業的人們的心理特徵,而且也是平凡崗位上默默無聞,不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特徵。做一件事,完成某項工作,能否有不達目的不肯放手的勁頭和毅力,是評判祕書是否具備堅韌的意志力的一個標準。一般情況下,許多人都能隨眾而向前,順利時也肯努力奮鬥。可是,在別人都已退出,或者都已向後轉的情況下,對於一個既要參與政務,又要管理事務的祕書,如果不具有這種始終如一的中心意志,他的工作就會虎頭蛇尾,有始無終,難以令人滿意。有了這種貫穿始終的中心意志,他就能兢兢業業,滿懷信心,勝利到達理想的彼岸。

  2、 性格的調節和控制—隨和

  性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特徵的總和。祕書作為“內管家”,要處處關心工作,關心集體和關心群眾,對集體不能漠不關心,對待群眾,要盡力合群,融洽相處,不要孤獨怪僻,脫離群眾。性格內向的,要多看到工作中有利條件,增強自強,自信、自愛,千方百計的完成工作任務。不同性格的上級,待人處世的方式往往不一樣;有些人眼中的可愛,會成為另外一些人心中的忌諱,性格的差異造成了不同的相處狀態。有些領導眼中的可愛,會成為另外一些領導心中的忌諱,性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態。

  祕書工作的特殊性,對祕書人員的性格要求也不同,必須具備以下方面:

  ⑴豁達開朗:由於祕書人員的特殊位置,常常會在工作中遇到內部或外部的一些干擾。如在工作中會處於複雜的人際關係之中,難免與領導人、同事及群眾之間發生性格矛盾、利害衝突;在處理事務中,常會引起誤解和不滿。因此,祕書人員的性格中很重要的一方面就是對人對事需要豁達、開朗,即在堅持原則的前提下采取寬容、忍耐的態度。對於所服務的領導者要多加體諒.主動熱情,細緻周到。對同志熱情、關心、樂於助人。豁達、開朗還能給人以歡樂,給人以勇氣,團結同事共同工作。

  ⑵意志堅強:祕書工作是一項十分繁重而複雜的勞動,祕書必須具有堅韌不拔、百折不回的毅力,克服各種困難,實現自己的職能。祕書要有較強的心理承受能力,對來自領導、基層和外界的種種壓力能夠從容應付,任勞任怨。祕書在輔助領導的過程中,要能夠堅持原則,實事求是.自覺抵制不正之風,做領導忠實的參謀和助手。祕書還要嚴於自律,自制力強,努力克服自身的缺點和不足,成為一個意志堅強的人。

  ⑶敏捷應變:祕書不僅要有意志堅強不屈的性格,還要有機敏靈活的性格。祕書工作涉及面廣、變化性強,祕書要有敏銳的觀察力和迅速的判斷力,善於溝通,長於協調,既不喪失原則,又不激化矛盾。特別是在遇到突發事件和複雜情景時,能夠機警靈活,隨機應變,使問題得到及時而恰當的解決。可以說,現代祕書工作對祕書的適應能力和應變能力提出了很高的要求,那種墨守成規、反應遲鈍、不講求效率的祕書已不能適應現時代的需要了。

  ⑷幽默風趣:幽默風趣是人類寶貴的心靈財富,是情感優裕和自由的展現。在生活和工作的諸多困惑面前,幽默風趣能幫助你化被動為主動,變尷尬為愉悅,以輕鬆的微笑代替沉重的嘆息。祕書工作內容繁雜,壓力很大,有時不免產生煩躁、厭倦之情。具有幽默感的祕書,則能以出眾的機智和精美的語言化解困境,超越挫折,獲得良好的心境,保證工作的順利進行。祕書在交往活動中運用幽默,可以使人感到輕鬆,易於溝通情感,取得理解,消除陌生和緊張,營造和睦的交際氛圍。因此,祕書應該具有幽默的性格。

  ⑸友愛合作:祕書應有友愛合作的性格,寬容待人,助人為樂,不與別人斤斤計較,不因小怨小隙而存嫌。對於所服務的領導者要多加體諒,主動熱情,細緻周到。對於現代祕書部門的其他工作人員,要開誠佈公.謙遜虛心,嚴格要求自己,維護集體的團結。

  3、興趣的調節和控制—應變

  興趣是人們力求認識某種事物或從事某種活動的傾向,即通常人們所說的愛好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向,是社會實踐中形成和發展起來的,也可以在社會時間中改變。當一個人對某種事物具有興趣時,他就把自己的注意力經常集中和趨向於某種事物上,同時對該事物產生一定的情感。優秀的祕書應自覺培養對本職工作的興趣,以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣,能使之在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗,自覺提高職業素質,高效完成工作任務。另外,還應培養業餘興趣,以豐富生活、陶冶情操、增進身心健康。

  4、情感的調節和控制—平衡

  情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。祕書的情感是祕書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的祕書應自覺培養自己良好的情感品質,清醒把握自己的情緒狀態,保持穩定的心境,能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養,具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。