高校裝置管理論文
裝置的檔案管理貫穿了裝置從制訂採購計劃到到貨驗收以及後期的使用、管理及維修報廢全過程。下面是由小編整理的，謝謝你的閱讀。
篇一
淺談高校裝置檔案管理
[摘 要]裝置的檔案管理貫穿了裝置從制訂採購計劃到到貨驗收以及後期的使用、管理及維修報廢全過程。建立完善的裝置儀器管理檔案對提高實驗教學水平，推動實驗室建設和裝置的管理工作有著重要意義。目前高校裝置檔案管理採用管理部門和使用部門共同管理的方式，導致大量的技術資料流失。要做好裝置檔案的管理需要從思想上提高認識，建立完善的檔案管理制度，加強裝置管理部門師資隊伍建設。
[關鍵詞]裝置檔案;檔案管理;裝置管理
[中圖分類號]G647
[文獻標識碼]A
[文章編號]2095-3712***2015***21-0085-02
[作者簡介]朱小青***1989―***，男，江蘇泰州人，碩士，天津農學院國有資產管理處，研究實習員，研究方向：裝置管理。
《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規範》規定：裝置檔案管理主要包括裝置工作管理和裝置申請購置、開箱驗收、安裝除錯、管理使用、維修改造、申請報廢等各環節中形成的檔案材料的管理。從中可以看出，裝置的檔案管理貫穿了裝置從制訂採購計劃到到貨驗收以及後期的維修報廢全過程，能夠有效地串聯起裝置管理的各個環節。因此，建立完善的裝置檔案管理制度對提高實驗教學水平，推動實驗室建設和裝置的管理工作有著重要意義。
一、裝置檔案管理的現狀和存在的問題
目前大部分高等院校的裝置檔案管理採用的是裝置管理部門和裝置使用部門共同管理的方式。國有資產管理處是管理學校固定資產的職能部門，負責裝置從制訂採購計劃、招標、到貨的驗收安裝及後期的維護與保養，他們方便收集裝置的採購、驗收、管理檔案材料並保證其完整性。裝置使用部門主要負責裝置購進以後的安裝和操作等檔案管理。因為裝置購進初期，操作人員更熟悉裝置的操作方法和裝置效能，安裝時也需與使用人員進行溝通協商。因此，各種隨機檔案及原始資料會散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，直接後果就是大量的技術資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發生“扯皮”的問題，可能會導致很多有價值的技術資料散失或殘缺不全，有些裝置因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響裝置的日常維護和使用開發。裝置資料的收集是裝置檔案管理的基礎，沒有前期的資料收集，也就談不上後期的管理、歸類等其他環節。
在後期裝置的使用管理過程中，往往缺少專人對貴重大型裝置進行管理。當裝置轉交他人管理時，資料往往不能隨機辦理交接手續，容易丟失。而且在裝置定期維護保養時，如果沒有按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄，可能導致資料不全，在裝置後期的維修和報廢環節中，容易出現各種問題。
二、裝置檔案的收集和建立
***一***裝置檔案的橫向收集
對裝置檔案進行管理，首先要將裝置進行分類。分類的依據一般是以金額為標準來區分普通裝置和大型裝置，具體金額各高校有不同規定。個人認為結合目前實際情況以十萬元為標準比較適宜，少於或等於十萬元的為普通裝置，大於十萬元的為大型裝置。一般來說，普通裝置只需要訂購合同、驗收報告和維修記錄等資料即可。同時，使用單位應根據學校相關規定及時建立固定資產賬目、貼上裝置標籤，並將相關資訊錄入資產管理系統。
大型裝置的檔案採集相對複雜，需要裝置採購各個階段的原始資料，對其進行縱向的管理，這也是由大型裝置的使用價值和其產生的經濟效益決定的。大型裝置的檔案管理，應該分別進行，即每件裝置單獨設卡管理，建立完整的技術資料檔案。使用單位可辦理長期借用手續，但一定要妥善保管相關資料，當裝置轉交他人使用或管理時，資料要隨機辦理交接手續。對大型裝置進行定期維護保養時，要按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄。大型裝置借出和收回時都應立賬立據，嚴格執行交接、驗收規定。
***二***裝置檔案的縱向收集
裝置的管理過程可分為裝置申購、驗收、使用和報廢四個階段，各個階段需要的資料一般有：裝置申購報告、計劃、論證報告，定購合同;開箱記錄及裝箱單，安裝除錯記錄和雙方簽字移交檔案、保修單，驗收報告;裝置說明及全套隨機檔案，使用和維修記錄;報廢申請書，裝置報廢鑑定與審批材料等。如果是進口裝置，還需相應的技術商務檔案，如外貿合同等。
每件裝置都應從這兩方面進行相關資料的收集，為之後的分類和管理打下堅實的基礎，這只是裝置檔案管理工作的第一步，但沒有這一步就沒有完備的資料及技術檔案，就無法對日後裝置的使用、維護和報廢進行有效的管理，就無法瞭解到所購置裝置的使用機時及其產生的教學、科研效益，更無法對今後的裝置採購工作有指導和借鑑意義。
三、裝置檔案的管理
***一***從思想上提高認識
在平時的管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性認識不夠，沒有將之擺到正確的位置。因此，從學校層面就必須重視裝置檔案管理工作，加強平時的教育與宣傳，採取有效的措施，把裝置檔案管理提高到一個新水平，以適應改革發展的需要。要制訂翔實的管理辦法，結合不同型別裝置的特點，進行合理的管理。
***二***建立完善的檔案管理制度
建立健全裝置的檔案管理制度是做好裝置儀器檔案管理工作的關鍵。裝置檔案管理要從裝置申購、到貨驗收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規章制度。各個裝置的檔案資料都應由國有資產管理處負責收集整理並統一儲存，從檢查主機、附件配置、說明書與技術資料是否齊全等工作做起。如果實際安裝或使用過程中，操作人員需要相關技術檔案，可影印原版檔案，以保證原始資料的完整性。裝置如果需要維修或報廢，應由使用部門向管理部門提出申請並同意後，方可進行維修或報廢。維修或報廢過程中產生的記錄、檔案、票據要及時送交管理部門規定。同時要有專門的工作人員來管理這些資料，避免資料丟失。
同時，不能只注重裝置採購過程中的檔案管理，還要注意裝置使用過程中的檔案管理。針對不同型別的裝置應採取不同的方法。普通裝置可以採取單位日常管理為主，裝置主管部門監督抽查為輔。每個學期對這些裝置的使用記錄、運轉情況以及維修記錄進行一次檢查考核，考核結果通報各使用單位。大型裝置的管理不光要做到以上幾點，還要注意在新形勢下各高校強調大型裝置開放共享的情況。大型裝置開放共享需要對上一年度裝置的使用效益進行考核，這就要做好使用記錄、運轉情況以及維修記錄的管理。在申請大型儀器開放基金的過程中，又會產生很多的檔案，如貴重儀器開放基金使用申請表、維修合同、驗收報告和貴重儀器開放基金實施情況總結等。對這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因為這不僅關係到大型裝置的使用與維護，更關係到大型貴重儀器開放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠為大型貴重儀器開放基金的管理、使用和分配打下堅實的基礎。
而對於待報廢的裝置，一般都會由裝置所在單位負責人組織有關專業人員做好技術鑑定。進行檔案管理時要注意儲存好技術鑑定、申請報廢表、主管領導的批示等原始檔案，以備存檔查詢。
***三***加強裝置管理部門師資隊伍建設
裝置管理工作需要有一支工作認真負責的人才隊伍，而檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，對管理人員的素質和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有紮實的理論功底，還要求他們有豐富的實踐經驗。要充分利用高校優勢，採用各種培訓方法，如在職培訓、崗位輪換、交流學習等，對管理人員進行培訓，從而加強管理隊伍的建設，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。檔案管理人員在平時工作中也要加強自身的學習，瞭解國家和高校對於檔案管理的一些相關法律和規定，從而規範自己的日常工作。
高等院校裝置儀器的科學化管理對提高本科教育教學質量和推進實驗室體制改革都有重要的意義。採用科學合理的機制實現裝置儀器的檔案管理成為實驗室建設的重大課題。檔案管理工作貫穿了裝置採購、使用、開放共享、報廢等各個環節，做好這項工作不僅對日常裝置的管理極為重要，同時還能夠為以後採購新裝置提供寶貴的經驗。
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