提高工程專案檔案管理的有效措施探討論文

　　當前,工程專案檔案管理工作問題叢生,難以為企業提供準確有效的資訊資源,對企業長遠發展不利,所以要加強工程專案檔案管理。以下是小編為大家精心準備的：提高工程專案檔案管理的有效措施探討相關論文。內容僅供參考，歡迎閱讀!

　　提高工程專案檔案管理的有效措施探討全文如下：

　　摘要： 工程專案檔案涉及範圍廣、內容多、週期長，這就要求在工程專案建設過程中，要高度重視檔案的管理工作，健全機制，提前介入，及時跟蹤，收集完整，提高檔案歸檔率、完整率和準確率三項指標，為企業的生產經營可持續發展發揮更加充分的作用。

　　關鍵詞： 工程專案檔案;“三率”;措施

　　0 引言

　　隨著技術進步和企業發展的需求，企業工程建設專案規模愈來愈大，生產經營與工程建設專案交叉進行也愈來愈多，而在工程建設專案中，業主單位大多會將很多精力投入工程建設專案的立項、設計、招標、合同、造價、進度、質量、安全及現場施工管理等環節上，對工程專案檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數量多，分佈面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰性。面對嚴苛的工作要求，我們首先要提高思想意識，高度重視檔案管理在工程建設中的重要作用。領導要率先垂範，監督和強化工程檔案機制建設，做到提前介入，實時跟蹤，全面蒐集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設期間抓工程，工程結束以後抓檔案”的事後控制，轉為全程動態控制，將檔案管理關口前移，使善後工作變為前置條件，確保工程專案檔案真實完整，準確無誤。為此，筆者結合多年工程檔案管理實踐經驗，就如何提升工程專案檔案歸檔率、完整率和準確率三項指標，應採取哪些有效措施提出如下觀點，供同行商榷。

　　1 檔案歸檔率、完整率和準確率是衡量工程專案建設檔案工作水平的標準

　　工程專案建設檔案是反映工程專案建設過程的重要依據，是企業檔案中最重要的部分。一套完善的工程專案建設檔案，涵蓋了從工程專案立項、可行性研究、設計勘探，到招投標、投資控制、進度計劃、安全質量、施工過程及管理以及竣工驗收等多個流程，期間每道工序所用材料、人員數量等細節全部囊括其中。那怎樣衡量工程專案建設檔案工作的水平呢?工程專案建設檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質量的準確率一般作為衡量檔案工作的關鍵指標，業內主要根據這三個指標來綜合評估工程專案建設檔案管理水平。

　　早在1996年4月，國家檔案局就頒佈了《企業檔案工作目標管理辦法》。該法規給出了具體的檔案管理體系評估標準，即歸檔率和準確率必須達到100%，完整率應該達到90%。歸檔率是前提、是基礎，缺少了歸檔率，其它兩個指標就會失去依託;完整率是歸檔率的深化和細化，它直接反映出檔案資料的實用價值;準確率是“三率”的核心，沒有準確率，工程建設專案檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時甚至會起負作用。因此，三者的關係是緊密相連，相輔相成的。

　　2 做好收集工作是提高工程專案建設檔案“三率”的基本保證

　　歸檔工作是檔案工作各個環節的首要環節，因此歸檔率在三項指標最為重要。在提高工程專案檔案歸檔率的過程中應採取以下措施：

　　①要按照“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的方針，保證工程專案檔案的“三率”達到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設各個方面、各個層面的工程檔案收集管理三級網路體系。即一級管理網路由企業檔案部門領導掛帥，專業員分系統進行指導監督管理驗收工程專案檔案;二級管理網路由專案經理部領導負責，收集職責落實到工程各專業員，專案專職檔案員負責指導併兼任工程專案檔案收發管理;三級管理網路分別分解到設計勘探、施工單位和監理單位，明確總工負責，各專業員配合，專職資料員負責工程專案檔案過程收集、竣工後整理和移交管理。同時，在工程專案建設初期，工程專案專案經理部成立之時，必須設定檔案資料室和配置檔案管理設施、裝置，設立專職檔案人員，進一步明確檔案管理制度、歸檔標準、質量及進度要求，確保檔案管理與工程建設過程同步。

　　②要依據工程專案建設檔案收集涉及面廣，週期長，難度大等檔案形成的特點，區別不同情況，按照“三率”指標採取科學的檔案蒐集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計劃劃分時間區段進行蒐集整理，也可以按照工作階段或工作內容來劃分。另外，還要核查當年年度已竣工驗收的工程專案是否全部歸檔，並在簽訂設計、施工、監理合同時，明確工程專案檔案的版本、份數、質量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。

　　③制定工程專案檔案編制規範。檔案管理部門應該密切聯絡各職能部門，從監理、造價、施工等部門選調經驗豐富的專家組建課題組，根據工程專案建設管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關檔案的規定以及“三率”指標，編制一套適合本單位的《企業檔案歸檔範圍和案卷組成標準》，為企業內部的工程檔案管理工作提供參考依據。

　　3 把控工程專案竣工檔案形成全過程，是提高工程建設專案檔案“三率”的根本保證

　　工程專案建設的原始資料和技術檔案是全面鑑定工程專案建設質量的依據，是以後工程專案維修、改擴建的重要參考資料，也有助於我們總結施工經驗，提高技術水平，積累實踐經驗。因此，工程檔案管理應貫穿於從專案規劃、施工開始到竣工驗收的全過程。為確保工程專案檔案收集、整理、歸檔工作達到收集齊全、內容真實、資料可靠，應採取如下措施：

　　①做好事前策劃工作。工程專案檔案的完整率是衡量每個案卷內歸檔材料是否齊全的指標，它反映的是檔案案卷內歸檔材料的完整程度，所以它是一項重要指標。檔案管理部門在收到施工圖紙後，要與工程管理部門共同根據工程的專業、規模，劃分單位工程，對每個單位工程中所包含的分部工程、分項工程、檢驗批進行了預劃分，經過監理單位、業主單位的認可，把資料劃分為工程專案管理資料、工程專案質量保證資料、工程專案評定資料，明確工程資料收集範圍，作為資料收集整理的依據，為工程專案檔案案卷有較高的完整率打好基礎。

　　②參與過程監控。為確保資料收集及時，資料真實準確，做到資料與工程同步，形成對工程實體及資料的過程檢查制度，根據工程進展情況，參加企業工程管理部門對工程專案建設階段性監管，分別對不同階段專案的資料收集情況進行檢查評價，並將評價結果列入工程進度考核，實現工程建設過程與檔案形成積累同步，及時整改存在的問題，確保預定目標實現。

　　③加強對施工單位和監理單位的業務指導。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質量管理體系，配備專職質量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進行培訓、檢查、督促、完善。在編制監理規劃、專業監理細則、各項監理管理制度***包括資料收集、驗收管理制度***以及參加由業主組織的圖紙會審、設計交底等各環節，指導監理人員的檔案管理工作。

　　4 把好專案竣工檔案驗收關是提高工程專案檔案“三率”的措施保證

　　①按照檔案管理的要求，指導監督監理單位要對以下資料的同步性進行嚴格稽核驗收，確保資料與實體基本一致。一是工程專案管理資料，這部分資料主要形成於施工前，主要包括施工組織設計方案、施工單位質量管理制度、體系、圖紙會審、設計交底等，對於這部分資料主要審查針對性、時效性及對施工管理的指導作用。二是工程專案保證資料，包括各種原材料、裝置合格證、各類試驗檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強制性條文都具有對應性，是確保結構主體安全及裝置穩定執行的過程管理資料，也是資料稽核驗收的重點。三是工程專案質量評定資料，依據單位、分部、分項、檢驗批的劃分，重點檢查這部分資料資料的真實性，各級質量管理人員及專案負責人驗收記錄的合規性，與工程專案評定資料的對應性。四是加強裝置隨機資料的接收，根據裝置合同中的裝置清單，提前設定裝置隨機資料接收目錄，實行有依據接收。

　　②案卷質量的合格率也是工程專案歸檔工作不可忽視的指標。按照“工程完工一個，驗收一個”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗收協調會，提出工程專案檔案驗收要求和存在問題。並以國家標準為依據，按照國家對科技檔案工作的要求，以《科學技術檔案卷軸構成一般要求》為標準，制定工程專案檔案案卷的整理規範。同時開辦檔案整理培訓班，將工程專案檔案的整理規範，向工程技術人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時檔案工作人員還要上門指導、實際操作。

　　③做好竣工驗收階段工程專案檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗收階段按照檔案管理的要求，對形成的資料由專案經理部按照單位工程進行整理、編目、組卷，經監理單位、工程管理部門、工程質量監督部門的稽核，將合格的檔案資料移交業主單位和檔案管理部門。

　　5 例項分析

　　太鋼檔案部門在新建150萬噸不鏽鋼工程中實踐了以上做法，為保證此工程榮獲國家優質工程金獎***山西省首項金獎專案***創造了條件。此工程估算總投資165.78億元，建設工期30.5個月，參加工程建設的中外單位共計88個***裝置廠家52個，施工單位36個***。檔案部門與太鋼提出的將150萬噸不鏽鋼工程建成世界上“無與倫比的精品工程”相匹配，推行檔案人員“首問負責制”，承擔工程建設專案檔案資料管理包括專案資料的收發、查閱、保管，成為工程建設專案成員，參加裝置開箱，隨時參加工程例會給予業務指導和定期檢查評價、監督驗收，不僅使工程專案檔案管理前移，而且直接參與整個施工全過程，實行預立卷制度，統一存放於工地檔案室，以保證工程完工後，檔案的完整與安全。還對未能按要求完成竣工檔案編制和整理工作的建設單位考核工程質量保證金。由於在工程建設過程中檔案工作實現了事前介入、事中控制、事後核查、驗收把關的全過程控制的管理，以“四個同步”為主線貫穿整個工程施工過程，保證了工程專案檔案齊全、完整、準確“三率”達標。

　　6 結論

　　總之，檔案管理工作是工程建設期的一項重要的基礎性工作，必須有一整套行之有效的檔案管理機制，嚴格控制專案建設過程中檔案資料的管理流程，才能確保工程建設期間檔案材料的齊全完整與準確，充分發揮其在企業生產經營建設可持續發展中的作用。