公司檔案的管理有什麼方法
公司的檔案是很重要的，一定要做好管理，這現在最常見的公司檔案管理方法是什麼？公司檔案的管理方法由小編來為大家介紹。
企業常用文件管理辦法：需加強安全措施
不管是什麼型別和什麼規模的企業，每天所面臨的挑戰就是如何使經營業績最大化和進行有效的成本管理。這其中就包含企業的文件管理，敏捷科技總結出一個公司正常管理公司檔案的辦法，公司檔案發放、存檔管理辦法大致如下：
1、公司各職能部門設有專人負責檔案的發放、存檔工作。
2、檔案起草列印完畢，需經本部門主管稽核簽字，報公司總經理審批簽字後，方可下發。
3、建立檔案發放登記表，登記表將記錄檔名稱、發放時間及各部門、收件人等內容。
4、發文部門持所發文件及檔案發放登記表，由各部門收件人簽字後領取檔案。
5、檔案登記表與所發文件一併存檔。
6、各部門建立本年度各類檔案資料夾，檔案根據文號編排順序放入資料夾。
7、每月對資料夾內的檔案進行整理，如有遺漏，儘快與發文部門聯絡補齊。
8、年底將所有資料夾內的檔案整理、分類、裝訂成冊，存入檔案櫃備查。
9、公司重要檔案按年度、類別裝訂造冊，存入檔案櫃中，在檔案櫃門上附有櫃內檔案目錄。
10、凡借閱重要檔案者，經部門負責人同意簽字後，到辦公室打借條，辦理借閱手續。
11、借閱檔案要按時歸還，撤消借條。
12、對於重複、過時和無儲存價值的檔案，經部門主管稽核同意，報辦公室粉碎銷燬。
這種流程聽起來好像是有條有理，但是肯定很多人沒有意識到，在你關注其它事情的時候，自己可能已經丟失了最寶貴的財富之一，這就是你的公司資料資訊。
資料安全管理是企業的主要關注點，因為很多中小型企業還沒有完全意識到資料丟失所會帶來的風險和對於企業將會造成何等嚴重的損失，僅僅企業資料丟失就可能導致公司20%到25%的總利潤虧損!
所以企業需要使用一套能保護資料的文件管理系統，敏捷科技的電子文件管理系統Agile DM，為企業搭建了一個電子文件集中管理的平臺，具有批量上傳、安全控制、安全下載、版本管理、日誌審計、線上協作等功能，滿足企業日常文件管理中的各種需求，能夠極大的提升員工工作效率、提高文件安全性。
保護你的資料就是保護你的商業信譽。當然，你把這麼多的精力放在市場之外是希望能夠保證你的聲譽永遠不會被玷汙，資料安全管理解決方案不僅可以幫助你採取抵制資料洩露的措施，還可以保護你的企業身份免受信譽困擾，更重要是的，可以讓你的企業避免遭受鉅額潛在的經濟損失。這難道不是一個明智之舉嗎?所以一個企業文件管理軟體是重中之重，是提高企業效率，縮小人力成本的一個方案!
如何電腦檔案管理
在電腦的內部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的效能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬碟空間又不夠了，電腦效能又不跟不上了，需要再換一臺新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦裡的檔案真正管理起來，會為自己日後省下更多的時間。
檔案管理的真諦在於方便儲存和迅速提取，所有的檔案將通過資料夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬碟分割槽開始到每一個資料夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的資料夾，建立合理的檔案儲存架構。此外所有的檔案、資料夾，都要規範化地命名，並放入最合適的資料夾中。這樣，當我們需要什麼檔案時，就知道到哪裡去尋找。這種方法，對於相當數量的人來說，並不是一件輕鬆的事，因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫無頭緒地查詢檔案。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，並敦促您養成好的檔案管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧並不是教條，可能並不適合你，但無論如何你必須要有自己的規則，並堅持下來，形成習慣。
第一招 發揮我的文件的作用
有很多理由讓我們好好地利用“我的文件”，它能方便地在桌面上、開始選單、資源管理器、儲存/開啟視窗中找到，有利於我們方便而快捷地開啟、儲存檔案。我們可以利用“我的文件”中已有的目錄，也可以建立自己的目錄，將經常需要訪問的檔案儲存在這裡。至於“我的文件”儲存在c盤，在重灌系統時可能會誤刪除的問題，可以在非系統盤建立一個目錄，然後右擊桌面上的“我的文件”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文件 屬性”視窗中，單擊目標資料夾下的“移動”按鈕，然後在新的視窗中指定我們剛建立的資料夾。重灌系統後再次執行以上操作，再重新指向此資料夾即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用windows 2000/xp，則移動“我的文件”資料夾時，其下的所有檔案會自動移過去，但如果你使用windows 9x，則需要手工將c：\my documents下的所有檔案手工移到新指定的資料夾中，否則可能會丟失資料。
第二招 建立最適合自己的資料夾結構
資料夾是檔案管理系統的骨架，對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構，需要首先對自己接觸到的各種資訊、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的資訊也會有很大差異，因此分析自己的資訊類別是建立結構的前提。比如，有相當多的it自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別建立資料夾;而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾，
同類的檔名字可用相同字母字首的檔案來命名，同類的檔案最好儲存在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文件用doc等等，簡潔易懂，一目瞭然，而且方便用一個軟體開啟。這樣，當我們想要找到一個檔案時，能立刻想到它可能儲存的地方。
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