辦公室禮儀知識

  辦公室是一個處理公司業務的場所,辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認同,更重要的是每個人為人處事,禮貌待人的最直接表現。以下是由小編整理關於的內容,希望大家喜歡!

  辦公室禮儀:打招呼

  辦公室內的“招呼”因人而易,不過親切的問候語與讚美語,乃是工作中不可或缺的禮貌語言。一些服務行業的公司強力倡導問候語言,要求員工在清晨時利用晨會時間,練習各種打招呼的語氣語調,希望他們在不斷地學習中,養成彬彬有禮的好習慣。

  問候語在人際溝通當中屬於基本寒喧語言的一種,就如同在家裡起床應該向長輩問安,在工作場合中也應該隨時表現自己的良好人際關係。適當的問候語不是聽起來不自然或是很做作的語言, 而是投入自己的關心與親切的互動。問候語也是一種起始語言,在展開各種話題的時候,多多應用問候語常常讓雙方可以迅速化解冰凍,進入應有的主題。

  讚美語並不容易形成,多數成功的領導都會巧妙地運用讚美語達到激勵員工的目的,其效果甚至比給予金錢的鼓勵還要有價值。練習讚美語首先需要細心觀察對方的舉措,找到對方可以讚美的專案,然後用簡單、深刻的語言,激勵人心。

  打招呼可以分為上對下,下對上,以及平行之間的招呼語。以上對下的招呼為例,這一類招呼由於各個辦公室的氣氛不相同,也各有差異。有些單位十分嚴肅,上對下的招呼多是官樣文章;有些企業打招呼則像是朋友一般親切,令人分不出哪位是主管,哪位是下屬。可見,打招呼並沒有一定的語言模式,卻是辦公室禮儀當中最好的開始和人際的潤滑劑。

  辦公室禮儀:員工溝通

  員工溝通是件大學問,側聞一個公司的人員談話,就可以明白這家公司的企業文化如何。

  一個優秀的主管要能察納雅言,不使下屬說話緊張,讓其暢所欲言。通常在談話前,主管可以先請對方入座,消除對方的緊張和疑慮;在談話期間,多用“我”字開頭, 少用指責的“你”字說明。尊重下屬的心情,多聽少說,讓對方能夠充分表述自己的意見。此外,領導者本身應當身體力行,認真做事,心存公正,自為表率,這樣才能令人敬服。

  作為下屬,則應該以工作來表現自己,說話要不卑不亢,不要逢迎作姿,令人瞧不起。

  天天見面的同事雖然不必太客氣,可是最起碼的禮貌仍然不可或缺。如“對不起”、“請原諒”、“麻煩您”、“借個光”、“我先走一步”、“下回見”等常用的敬語,就應當保留。語言是禮貌上重要的一環,即使在很熟的同事之間,既不可以太客氣,也不可以太隨便。禮太多,會使對方不敢接近您;過於隨便,則會給人感覺您沒有教養,有欠莊重。

  辦公室禮儀:訪客接待

  訪客來臨以前,公司應做好充分的接待準備。接待活動需要認真籌備和精心策劃,具體可參詳以下幾點:

  一、確定接待規格:貴賓會由哪些人迎接、陪同和接待。

  二、制定接待方案:除了接待規格以外,是否還有活動的安排。

  三、瞭解來訪狀況:包括來賓的目的要求、會見和參觀的意願、參觀路線和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習慣及禁忌等等。

  四、做好接待準備:包括迎送貴賓、會議場所佈置、準備參觀的專案、解說人員的安排、食宿和交通工具等。

  在公務接待當中,接待的規格要求也極其重要,如果沒有事前瞭解往往會有很嚴重的缺失。錯誤的接待規格會使對方受寵若驚,否則就是十分的不自在。一般接待規格按來訪人員的身分可分為以下三種:

  高規格接待:主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作人員來了解情況和傳達意見的時候,就需要高規格接待。

  低規格接待:就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如,高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察,就會成為低規格的接待。

  對等接待:就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。

  來者是客,以客為尊。無論是否彼此是否有商業聯絡,都應該以禮待之。從客人來到公司的前臺開始,直到完全離開為止,都要遵守禮儀規範,讓來訪者賓至如歸。

  辦公室禮儀:電話禮貌

  電話禮貌也是辦公室不可缺少的禮貌之一,許多洽公的客戶往往因為一個電話搞得心情不好或是溝通不良。所以,電話禮貌必須作為全體員工的基礎訓練專案,全力推動,貫徹執行,使客戶在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺非常滿意。這種培訓要靠長期鍛鍊,不是一朝一夕可以促成的。

  微笑的臉才會產生微笑的聲音,聲音是可以訓練和管理的。絕大多數人都沒有對自己的聲音進行訓練,完全憑藉本能的自然音調來說話,這是極大的錯誤。透過電話的聲音,是必須營造的。我們可以面對鏡子仔細觀察自己說話的樣子,並錄下聽自己說話的聲音,找出自己說話時嚴重的缺點,加以改正。

  由於電話裡面只聞其聲,不見其人。所以,要用簡單的 KISS 理論來說話*** Keep it simple and short ***。運用簡單扼要的字句,避免使用過於專業的名詞或者是行話,這樣會使對方很難快速理解。即使是無法避免的時候,也請使用比較通俗的名詞,並加以淺顯的說明,這樣可以節省彼此寶貴的時間,避免誤會。

  準備記錄工具:如果大家沒有準備好記錄工具,那麼當對方需要留言時,就不得不要求對方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽電話前,要準備好記錄工具,例如筆和紙、手機、電腦等。

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