職場打電話禮儀

  隨著通訊工具的普及,電話日益成為人與人之間溝通的重要手段,接電話不是簡單的拿起來就接,講完了就掛,它需要一些技巧和禮儀,同時也體現了個人的涵養和單位的形象。有哪些?下面是小編蒐集整理的一些內容,希望對你有幫助。

  

  打電話時,需注意以下幾點:

  1、要選好時間。打電話時,如非重要事情,儘量避開受話人休息、用餐的時間,而且最好別在節假日打擾對方。

  2、要掌握通話時間。打電話前,最好先想好要講的內容,以便節約通話時間,不要現想現說,“煲電話粥”,通常一次通話不應長於3分鐘,即所謂的“3分鐘原則”。

  3、要態度友好。通話時不要大喊大叫,震耳欲聾。

  4、要用語規範。通話之初,應先做自我介紹,不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉時,應說“勞駕”或“麻煩您”,不要認為這是理所應當的。

  打電話的一些技巧

  1、注意自己的聲音與心態。

  電話只靠聲音傳達訊息,因此開口的第一句話,以及語調、語氣都相當重要。如果心無誠意,對方多少也能聽出來。接到電話應該專心聆聽,且把要點記下,切莫一邊聽一邊做其他工作。

  2、通話以簡潔為主。

  每一句話都要有適當的問隔,並且主旨明確,不要拖泥帶水,說了半天也沒有直入核心。養成在打電話之前,先寫下要點的習慣,就不會有這種現象。

  3、避開電話的高峰時段。

  若在對方的公司最忙碌的時段打電話給對方,會經常由於“通話中”而無法通話。因此,必須有一套避開電話高峰時段的方法。

  一般公司的高峰時段是這樣的。上班後的一二小時內。午間休息後的一二小時內。即將下班的時間。無論如何,在打通的時候別忘了說一句;“對不起,在您工作忙碌的時候打擾了您……”。

  職場接電話禮儀

  一、接電話前的準備。對於職場精英們來說,每天會接很多電話,如果只是把它存在“深深的腦海裡”,是很容易忘記或混淆的,好記性不如爛筆頭嘛。所以,要準備好紙、筆、手機或是電腦等便於記錄的工具。另外,你需瞭解自己單位的一些基本情況,以便在來電者諮詢時能及時答覆或指引。

  二、記錄電話內容。可以利用5W1H技巧,簡潔明瞭記錄電話內容,即when***何時***、where***何地***、who***何人***、what***何事***、why***為什麼***、how***幹什麼***。***如:今天下午15:30在公司五樓會議室與XX公司王總洽談合作事宜。***

  三、注意姿態和語氣。由於不是面對面的溝通,人們在接電話時會比較隨意,其實接電話時的語調、語速、表情以及肢體動作發出的訊號,對方是可以感覺到的。所以,要保持清晰的聲音、親切的語態、合適的語速、微笑的表情、優雅的姿勢,這些都能感染來電者。千萬不要出現嚼著口香糖、翹著二郎腿、板著冷麵孔等情況。

  四、做好接聽電話的每個環節。1.及時接聽,把握好“鈴聲不過三”。2.親切問候,拉近距離。3.自報家門,避免打錯。4.耐心傾聽,體貼入微。5.妥善處理,準確記錄。6.友好道別,後掛電話。

  五、善後事宜。對於接電話時不能馬上回復對方的事情,要在瞭解清楚後及時回覆對方;或者需要其他同事處理的事情,要及時將電話內容告知相關人員。

  職場電話禁忌用語

  在接電話時切忌使用“說!”“講!”。

  說講是一種命令式的方式,即難讓人接受,又不禮貌。有的人在接聽電話時,一接起電話馬上說:“說”或“講”,或者多加一兩個字“聽到,說!”

  這種行為在公司、企業內部也許還可以理解,由於某種原因工作繁忙,時間緊張,沒有太多的時間應對電話,希望對方直截了當,別浪費時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過於粗魯無禮,有一種盛氣凌人的氣勢,好像是擺架子。給人的感覺是“有什麼話快說,老子沒空和你在電話裡囉嗦!

  有的人對這樣的電話應答方式也懶得再“說”,乾脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯絡一些業務或者提供一些資訊,一聽他這口氣就不舒服,說了等於白說,這種人懶得理他。

  大家每個人都希望別人以禮相待,有誰願意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以,在接聽電話時,一定要注意應有的禮貌。