祕書溝通技巧

  生活中沒有溝通,就沒有快樂人生,事業中沒有溝通,就沒有成功。工作中沒有溝通,就沒有樂趣。而作為祕書直接與上司打交道就更要求溝通技巧了。下面小編整理了,供你閱讀參考。

  :“三心”溝通法

  一、 守本分,讓領導放心

  1、不要越位

  越位包括兩方面,一方面對領導,祕書不能代領導做決策,凡事要在自己的權力範圍內進行;一方面對同事,不要自以為是二把手,同事尊重你,不代表你能對他們發號施令。

  2、不要多言

  即便你通過對領導長期的觀察,知道他下一步可能採取的行動,也不要在他宣佈最終決定前擅自行動。對於公司機密更要做到一問三不知,手頭訊息多這可不是你炫耀的資本。

  3、不要多問

  這裡特別是有關領導的私人生活,只吩咐你去做,沒有過多說明的,就不要好奇去問。很多領導把家庭生活當作隱私,領導的隱私你探聽不得。

  二、有眼色,讓領導省心

  1、眼裡有事

  眼裡有事是指祕書不需要領導吩咐就能發現那些需要自己做的工作,例如領導幾天後要參加某個會議,那將與會議有關的資料提前準備好就是“我要做”的事。

  2、學會擋駕

  推銷電話是祕書需要準確判斷擋駕的。那如果是領導的丈母孃打來電話呢?電話裡她怎麼也不肯說自己是誰怎麼辦?這需要祕書日常留心領導的社會關係,儘量能從語氣、聲音、電話號碼等方面來分辨來者何人。

  三、 能忠心,讓領導貼心

  1、 功高不震主

  新領導遇到老祕書時,救場幫了領導時,你怎麼擺正自己的位置?記住,作為祕書,你幫助領導再多都是分內事。為領導處理瑣碎、排憂解難正是祕書職責所在。

  2、 細心不計較

  祕書瑣事多,細心很重要。但時間長了可能覺得自己勞苦功高,以至心態不平衡。這時祕書要調整心態,明白自己的位置,儘量向領導對祕書工作的標準要求看齊。

  3、 及時背黑鍋

  股東會上領導忘帶檔案、同事面前領導責怪錯人,發生這些影響領導形象的事情,你及時出現當眾向領導認錯背黑鍋,領導當眾人面罵你,背後卻十分感激你。

  :五個把握

  把握好角色,不越權越位

  做工作要把握好自己的角色,不要越權越位。做協調工作時,祕書工作者作為主持者,並不是一切都可自行做主。祕書工作者是代表領導做協調工作的,不能把主持者誤認為決策者,如這樣認為,必將產生角色錯位問題。在與協調物件溝通、傳達領導指示和意見時,不可隨意引申發揮,加進自以為和領導意見一致的內容。

  把握好方法,不以權壓人

  在協調過程中利用領導人的影響力是十分重要的,特別是在被協調者意見難以統一的時候,傳達權威領導人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,儘可能少用。協調的主要手段是協商,應以平等的態度傾聽各方意見。不能因為你是協調的主持者,就以領導自居,自以為是,聽到不同聲音就進行打壓,那樣必將引發對立情緒,給以後的協調工作制造障礙。

  把握好分寸,不把簡單的問題複雜化

  在協調工作中,需要把握好分寸,做到“四不”:不把複雜的問題簡單化,不把簡單的問題複雜化,不把小事擴大化,不把明白的事情神祕化。

  在辦公室的日常工作中,需要協調的事,無時不有,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發現需要調節的問題,說幾句調節的話,便可把矛盾化解在萌芽狀態。涉及重大原則的事、權力或利益衝突較大的事、具有廣泛群眾性的事,需多方聽取意見,公開處置。一般的、發生在日常工作中的責、權、利不平衡的事,處理時應是能私下解決的就不公開解決,能會下協調的就不開協調會,即便需要開會協調的,也應在條件具備時、在寬鬆的環境中來召開。

  把握好火候,既不失時機也不急於求成

  要搞好協調,時機十分重要。抓住有利時機,就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務,工作又難以有序展開時,我們需及時出面理順關係。當時機不成熟,若此時十分勉強地去統一認識,統一行動,反而會擴大矛盾,容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善於捕捉溝通的良機,是反映祕書工作者思想水平和工作能力的重要標誌。