關於祕書電話禮儀

  祕書的電話禮儀中表示,電話作為現代通訊聯絡的手段,在企業運作中起著十分重要的作用,當客戶第一次打電話到某公司時,祕書明朗的聲音。清晰的吐字、禮貌的語言和適度的措詞會給對方留下深刻而又美好的印象,同時也會使對方對該公司產生深刻而美好的印象。下面是小編為大家整理的,希望能夠幫到大家哦!

  

  接聽電話第一聲應說:您好,然後再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為祕書,應掌握接電話的規範:

  隨時保持笑容

  打電話是從語言和聲調開始的。在接電話的過程中,你的眼睛、手勢以及各種形態的動作,對方都看不到,因此這時打電話的語氣和聲調就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音,會使人感到柔和、舒服。所以,在接聽電話時,應隨時保持笑容。

  姿態正確,聲音清朗

  在接聽電話中,雖然通話雙方互相看不到對方,但你的心理狀態、當時的心情和心境,都會非常微妙而又非常真實地反映到語調、語氣上來,所以,在接聽電話時,不可以有一副慵懶的姿態或者懶散的樣子。這樣,會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。

  不要讓電話鈴響的太久

  電話鈴聲響兩下時,要迅速拿起電話,這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。

  如果在特殊情況下,鈴聲響幾聲後才接電話,應向對方致歉,這樣才會使對方對你產生良好印象,認為你很有禮貌、很有修養,同時也會對你的單位產生良好的印象。

  用左手我電話,右手執筆

  接聽公務電話時,一定要用左手持話筒,右手執筆,一邊交談,一邊記錄電話內容。

  正確記錄所要傳達的事

  企業電話講究效率第一,電話的記錄傳達宜求簡潔明瞭,最忌諱拖泥帶水,不得要領。在做電話記錄時,要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。

  理智地回答一般性的詢問

  對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態度粗暴語言粗魯的來電,仍應保持你的禮貌和職業性語言,不和他爭辯和頂撞。

  記準電話,以免打錯

  如果撥錯號碼,應禮貌地向對方道歉,不可隨手掛機,然後向對方說:對不起。

  選擇恰當的撥打時間

  如無緊急情況,一般白天應在8點以後***假日在9點以後***,夜間則在22點之前,以免打擾他人休息。有午睡的季節,不應在中午打電話,一般通話時間以3~5分鐘為宜,伎倆提高通話效率,減少佔用時間。

  ***前應做好充分的準備

  通話以前,應對談話內容與目的做到胸有成竹,有的放矢,避免詞不達意,結結巴巴的通話。

  發傳真時的禮節

  如發傳真,而對方使用的又是電話/傳真兩用機,也就是兩種機器使用同一個電話號碼,你可先撥通對方號碼,通知對方:您好,請開啟傳真機,我有傳真件發給您,謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時,便可傳送傳真件。

  代撥電話的禮節

  如果是為上司或同事代撥電話,接通電話後先確認對方身份,然後客氣地請對方稍後,告訴對方誰要和其通話,然後把電話轉給有關人員或用手捂住話筒請委託者來接電話。

  在辦公室內避免打私人電話

  不可佔用公司電話談個人私事,更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天

  祕書手機禮儀

  手機作為日益普遍的通訊工具,其使用禮儀的不完善已經成為禮儀的最大威脅之一,祕書在社交場所或工作場合放肆地使用手機,嚴重影響他人,也影響到其本身的形象。關於手機禮儀,祕書們應該注意一下幾點。

  公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯,樓梯,路口,人行道這樣的地方,在會議中或是與人洽談時,最好把手機關掉,特殊情況下可以調成靜音或震動狀態。

  在與人一起用餐的時候,也有必要把手機關掉或是調成震動狀態,不要出現當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。

  在所有公共場合,都要在手機沒有使用時,把它放在合乎禮儀的常規位置,放手機最正規的位置是隨身攜帶的公文包裡,無論如何都不要拿在手裡,安全其間不要放在桌子上,公共場合使用手機,應儘量壓低自己的音量,而絕不能大聲說話。

  手機簡訊因其快捷又類似書面信函的優勢,被大眾尤其是年輕人廣泛地使用,因此我們很有必要關注一下手機簡訊的使用禮儀,在公共場合和社交承和不時響起的手機簡訊聲音,和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。

  祕書們應杜絕一邊和別人交談,一邊低頭檢視簡訊的舉止,這是對對方的極大不尊重。同時在簡訊的內容選擇和編輯上,應該和同行文明一樣重視。

  祕書的電話禮儀,從祕書接聽電話,***,使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合,都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。

  祕書手機使用注意事項

  第一,要安全使用。

  和平與發展是當今時代的主題,但不安全因素仍然大量存在,所以一個有經驗的祕書人員是不會用行動電話來傳送重要資訊的。尤其在國際交往中,有些非法組織和個人使用竊密的工具,竊取行動電話中的資訊資料。所以,從保密的要求來講,行動電話是不適合傳遞重要資訊的。祕書人員還要注意遵守安全規範,比如開車的時候不打手機,乘坐飛機時手機要關機,在加油站附近和病房之內不使用手機等。

  第二,要文明使用。

  這一要求是指祕書人員在使用手機時要有尊重人、愛護人、關心人、體諒人的意識。在公眾場合,祕書人員要養成手機改成振動或者靜音、甚至關機的習慣。不要讓手機在大庭廣眾中頻頻響起,更不要在人多之處接聽電話。另外,手機有一些特殊的附帶功能,比如發簡訊、拍照等。在使用這些功能時就要注意,給別人拍照要先徵得對方同意。發手機簡訊應該發有效、有益的資訊,不可動輒給他人發黃色段子,開庸俗玩笑。

  第三,要規範使用。

  首先,使用手機通話,跟使用座機是一樣的,禮貌用語要有,電話該誰掛就是誰掛,該道別就要道別。這些要按照一般座機的使用規則去遵守。其次,手機也同樣不宜相互借用,手機裡儲存的電話號碼、簡訊以及通話記錄等,從某種意義上講都是個人隱私。最後手機還要注意攜帶的位置。祕書的手機不可別掛在腰帶上,因為這樣會導致西裝七扭八歪,上衣鼓鼓囊囊,有損祕書人員的形象。同時,祕書人員的手機也不可掛在脖子上,因為這樣既不符合身份,也影響身體健康。

  
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